建立專業發票 只需幾分鐘

如何製作發票？

製作發票只需五個步驟。這個發票產生器會逐步引導你完成，並自動為你計算金額。

1. 1填寫你的商業資料。 名稱、地址、電話、電郵，以及 Tax ID 或 EIN。如有標誌可一併上傳。
2. 2加入客戶資料。 付款的公司或個人名稱，以及其會計部門使用的地址。
3. 3設定發票編號和日期。 一個獨一無二的編號、發票日期、到期日，以及客戶提供的採購訂單編號（如有）。
4. 4列出項目明細。 每項產品或服務各佔一行，包括描述、數量及單價。金額、小計、銷售稅及總額會自動計算。
5. 5填寫付款條款並下載。 說明付款方式和時間，加上備註，然後下載完成的 PDF 傳送給客戶。

發票應該包含哪些內容？

發票是要求付款的文件，列出你交付了什麼以及客戶欠付多少。在美國，發票並沒有官方指定的表格，但客戶及其會計軟件每次都期望看到以下相同的元素：

• 你的商業資料：法定名稱或商業名稱、地址、電話、電郵，以及你的 Tax ID 或 EIN。
• 客戶資料：用於記錄付款的名稱和地址。
• 獨一無二的發票編號及發票日期。
• 到期日及相應的付款條款。
• 逐項明細：每項產品或服務的描述、數量、單價及金額。
• 小計、銷售稅及總額，令應付金額清晰明確。
• 付款方式：銀行轉帳資料、接受的付款方法，或付款連結。
• 條款與備註：逾期罰款、保養條款，或簡單的感謝說話。

這個發票範本已涵蓋以上所有欄位，你只需填寫相關資料即可。

什麼是發票編號？應該如何編排？

發票編號是每張帳單獨一無二的識別碼。它令你的記錄井然有序，方便客戶指出特定發票,並在 IRS 審查時顯示一個連貫的序列。只要每個編號獨一無二且從不重複使用，任何編排方式都可行。常見的做法包括：

• 順序編號：001, 002, 003。做法簡單,也是證明沒有遺漏發票的最容易方法。
• 年份前綴：INV-2026-001。每年重新編號，一看便知工作是在哪一年完成。
• 客戶代碼：ACME-014。適合每月向同一批客戶開發票的情況。

無論選用哪種編排方式，在發票、你的記帳記錄以及傳送的電郵中都要保持一致。編號一致能令報稅及處理任何付款爭議變得容易得多。

發票應該列明什麼付款條款？

付款條款告知客戶款項何時到期。每張發票都應列明條款，否則大部分客戶會按自己的時間表付款。美國最常見的條款包括：

• Due on receipt（收到即付）：客戶收到發票後即須付款。常用於一次性工作及小額款項。
• Net 15、Net 30、Net 60：款項須在發票日期後 15、30 或 60 日內支付。Net 30 是美國企業對企業交易的標準條款。
• 2/10 Net 30：客戶如在 10 日內付款可享 2% 折扣，否則須在 30 日內支付全額。此範本不會自動計算折扣，請在備註中註明折扣後的金額。
• 訂金或分期付款：部分款項須預先支付或按約定的階段收取，常見於建築工程及較大型的項目。

對於新客戶及小型企業，Net 15 或收到即付有助維持現金流。對於要求較長期限的長期客戶，則可提供 Net 30。

客戶有多長時間支付發票款項？

視乎你所訂立的付款條款而定。私人發票並沒有聯邦層面的付款期限規定，發票上列明的到期日,或背後的合約條款，才是決定因素。如果發票沒有列明條款，法院一般會視付款應在合理時間內完成，這正是你應該始終列明到期日的原因。

• 逾期罰款及利息在大多數州分是允許的，前提是客戶事先同意。許多州分設有利率上限，因此在收取超過每月約 1% 至 1.5% 之前應先查核當地規定。
• 政府及建築項目通常受州級的及時付款法（prompt payment laws）規管，訂明付款期限及逾期利息。
• 未付發票可以透過小額錢債法庭（small claims court）追討，通常適用於數千美元以內的金額（視乎州分而定），或轉交收數機構處理。

請在條款及細則部分列明你的逾期罰款政策，令其直接顯示在發票上。

發票上是否需要收取銷售稅？

在美國，銷售稅是由州、縣及市訂定的，並非由聯邦政府徵收。你是否需要收取銷售稅，取決於你銷售的產品類型以及客戶所在地：

• 實體商品在幾乎所有設有銷售稅的州分都須課稅。
• 服務在許多州分獲豁免，但部分州分會就特定服務（例如維修、安裝或數碼產品）徵稅。相關規定會不時變動，請務必核實你所在地區的規定。
• 州外客戶一旦你在該州的銷售額超過該州的門檻，可能須在該州繳稅。
• 五個州分沒有全州性銷售稅：Alaska、Delaware、Montana、New Hampshire 及 Oregon。Alaska 部分地區仍會徵收地方稅。

在銷售稅欄位輸入你所在州及地方合併的稅率，發票便會自動為你計算稅款及總額。若不適用銷售稅，則將稅率保留為零。lumr 不會為你判定稅務責任；如有疑問，請諮詢你所在州的稅務部門或稅務專業人士。

沒有註冊商業實體或 EIN，可以開發票嗎？

可以。在美國，任何人都可以就自己完成的工作開立發票。如果你未有成立 LLC 或公司，你在預設情況下屬於獨資經營者（sole proprietor），可以用自己的名義開立發票。

• 名稱：使用你的法定姓名，或者如你已向所在州或縣註冊 DBA，可使用你的商業名稱。
• Tax ID：沒有僱員的獨資經營者可以不使用 EIN，但使用 EIN 可避免在發票及 W-9 上顯示你的社會安全號碼。IRS 可在數分鐘內於網上簽發 EIN。
• 收款：使用個人銀行帳戶合法，但另設商業帳戶會令記帳及報稅時容易得多。

如不想顯示 Tax ID，可將該欄留空；客戶如有需要，可以自行要求你提供 W-9。

發票是否具有法律約束力的文件？

發票本身並不構成合約，它只是就已經存在的協議提出的正式付款要求。該協議可以是已簽署的合約、已接受的報價、採購訂單，甚至是電郵往來記錄。發票會成為證明該協議及應付金額的有力證據。

• 開工前，即使只是簡單地以書面確認工作範圍及價格。發票內容應與之相符。
• 在發票上，重申關鍵條款：到期日、逾期罰款，以及已交付的內容。
• 發送後，保留一份副本及送達確認記錄。兩者合起來就是法院或收數機構日後查閱的依據。

如何令發票更快獲得付款？

清晰的發票是第一步。以下習慣可以縮短由發送發票到收到款項之間的等候時間：

1. 1當日發送。 工作交付後即時開立發票，趁客戶記憶猶新。
2. 2列明具體到期日。 像 10 月 8 日這樣的具體日期，比起「30 日內」這種說法更能促使及早付款。
3. 3令付款更方便。 列出你接受的付款方式：ACH 或銀行轉帳、Zelle、支票或信用卡。並附上每種方式所需的詳細資料。
4. 4配合對方的文件要求。 在發票上加入客戶的採購訂單編號，並將發票寄給負責審批付款的人員或部門。
5. 5有禮貌地跟進。 在到期日前數天發一個簡短提醒,到期後翌日再跟進一次，有助你一直被放在優先處理位置。
6. 6保留副本。 你的發票會保存在帳戶中，隨時可以重新開啟、修改及再次下載。

發票、報價單和收據有什麼分別？

這幾種文件外觀相似，但作用各不相同，而客戶一旦收到錯誤的文件類型是會察覺的。

• 報價單（quote）或估價單（estimate）在工作開始前發出。它只是提出價格，並非要求付款。
• 發票在工作完成後，或在約定的階段發出。它列出已交付的內容並要求在到期日前付款。
• 收據在付款後發出，用作確認已收到的金額及日期。

如果你之前已提供報價，可將報價單轉為發票：沿用相同的項目明細，並註明報價單編號,方便客戶對照。

作為獨立承包商，應如何開立發票？

開立方式與一般企業相同：你的姓名或商業名稱、客戶資料、獨一無二的編號、逐項工作明細及付款條款。作為自由工作者或獨立承包商，你的發票同時也是自僱收入的記錄，並涉及兩份 IRS 表格：

• Form W-9：向你付款的公司可能會在支付第一張發票之前要求你提供 W-9。當中包含你的姓名、地址及 Taxpayer Identification Number。
• Form 1099-NEC：如客戶在一年內向你支付 600 美元或以上，會在 1099-NEC 表格上向 IRS 申報，並在一月向你寄送副本。

在發票上使用與 W-9 相同的商業名稱及 Tax ID，令客戶的 1099 能與你的記錄相符。按小時計算的工作，以工時作為數量、時薪作為單價；按項目計算的工作，則以數量為一的單行列出。

發票應保留多久以作報稅用途？

IRS 一般可在你報稅之日起計三年內對申報表進行審查，因此每張發票至少應保留三年。以下情況需要保留更長時間：

• 六年，如果你少報收入超過 25%，因為 IRS 在此情況下可追溯更久。
• 七年，適用於與已核銷壞帳相關的發票。
• 無限期，適用於記錄你仍然擁有並進行折舊的設備或財產成本的發票。

電子副本是被接受的。你的發票會保存在你的 lumr 帳戶中，下載的 PDF 亦可與你的記帳記錄一併存檔。

建立發票後可以修改嗎？

可以，只要尚未發送即可修改。從你的帳戶重新開啟發票，修改任何欄位、加入或刪除項目明細，然後下載更新後的 PDF。總額會隨著輸入自動重新計算。你有兩種填寫方式：以引導模式逐一回答問題，或者打開文件檢視畫面，直接在頁面上的欄位輸入。

• 為發票選擇一種貨幣：USD、EUR、GBP、CAD 或 AUD。
• 較長的發票會延伸至額外頁面，總額則固定顯示在最後一頁。
• 客戶一旦收到發票，切勿直接覆寫。應改為以新編號開立更正發票，或發出貸記通知（credit note），令雙方的帳目保持一致。
• 你的發票以英文建立並保存在帳戶中，方便日後重複使用於下一項工作。