创建专业发票 只需几分钟

如何制作发票？

制作发票只需五个步骤。这款发票生成器会带你逐步完成,并自动为你计算金额。

1. 1填写你的企业信息。 名称、地址、电话、邮箱,以及 Tax ID 或 EIN。如有徽标可一并上传。
2. 2添加客户信息。 付款方公司或个人的信息,使用其财务团队用于记账的地址。
3. 3设置发票编号和日期。 一个唯一编号、开票日期、到期日,以及客户提供的采购订单号(如有)。
4. 4列出明细项目。 每项产品或服务占一行,包含描述、数量和单价。金额、小计、销售税和总计会自动计算。
5. 5填写付款条款并下载。 说明付款方式和时间,添加备注,然后下载完成的 PDF 发送给客户。

发票应包含哪些内容？

发票是一份付款请求,列出你交付的内容以及客户应付的金额。在美国,发票没有政府规定的统一格式,但客户及其财务软件每次都期望看到相同的几项要素:

• 你的企业信息: 法定名称或商号、地址、电话、邮箱,以及你的 Tax ID 或 EIN。
• 客户信息: 用于记录付款的姓名和地址。
• 唯一的发票编号和开票日期。
• 到期日以及相应的付款条款。
• 明细项目: 每项产品或服务的描述、数量、单价和金额。
• 小计、销售税和总计,让应付金额一目了然。
• 付款方式: 银行转账信息、可接受的付款方式或付款链接。
• 条款与备注: 滞纳金、保修条款,或简单的致谢。

这份发票模板已涵盖以上所有字段,你只需填写具体信息即可。

什么是发票编号,应如何分配？

发票编号是每张账单的唯一标识。它能让你的记录井然有序,方便客户引用具体某张发票,也能在遭遇 IRS 审计时展示一份完整无缺的序列。只要每个编号唯一且不重复使用,任何编号体系都可行。常见方式包括:

• 顺序编号: 001、002、003。简单直接,也是证明没有发票遗漏的最简便方式。
• 年份前缀: INV-2026-001。每年重置,一眼就能看出工作完成的年份。
• 客户代码: ACME-014。适合每月都向同一批客户开票的情况。

无论选择哪种方式,都要在发票、账簿和发送的邮件中保持一致的写法。统一的编号能让报税和处理付款纠纷都更加顺畅。

发票上应写明哪些付款条款？

付款条款告诉客户款项何时到期。每张发票都应注明,否则大多数客户会按自己的节奏付款。美国最常见的条款有:

• 收到即付(Due on receipt): 客户收到发票后应立即付款。常用于一次性工作和小额款项。
• Net 15、Net 30、Net 60: 款项在开票日后 15、30 或 60 天内到期。Net 30 是美国企业间业务的标准条款。
• 2/10 Net 30: 客户若在 10 天内付款可享 2% 折扣,否则全款需在 30 天内付清。此模板不计算折扣金额,请在备注中注明折后金额。
• 预付款或分阶段付款: 总金额的一部分在事前或按约定阶段收取,常见于建筑工程等大型项目。

对新客户和小企业而言,Net 15 或收到即付有助于保持现金流。对提出要求的老客户,可以提供 Net 30。

客户支付发票的期限是多久？

以你在付款条款中写明的期限为准。私人发票的付款并无联邦层面的统一期限,起决定作用的是发票上的到期日,或背后的合同约定。如果发票未写明条款,法院通常认为应在合理时间内付款,因此务必始终在发票上注明到期日。

• 滞纳金和利息在大多数州是允许的,前提是客户事先同意。许多州对利率设有上限,超过每月约 1% 至 1.5% 前请先核实所在州的规定。
• 政府和建筑工程项目通常受州级及时付款法规约束,这些法规规定了付款期限及逾期利息。
• 未付发票可通过小额索赔法庭追讨,金额上限因州而异,通常为数千美元,也可以移交催收机构处理。

将滞纳金政策写入条款与条件部分,使其直接体现在发票上。

开发票时是否需要收取销售税？

在美国,销售税由州、县和市设定,而非联邦政府。你是否需要收取取决于你销售的内容以及客户所在地:

• 实体商品在几乎所有征收销售税的州都需缴税。
• 服务在许多州免税,但也有一些州对特定服务(如维修、安装或数字产品)征税。规则会变化,请务必核实所在州的情况。
• 州外客户一旦你在该州的销售额超过其规定的门槛,可能触发该州的税收义务。
• 五个州没有全州范围的销售税:阿拉斯加州、特拉华州、蒙大拿州、新罕布什尔州和俄勒冈州。阿拉斯加部分地方仍会征收地方税。

在销售税字段中输入你所在州和地方的合并税率,发票会自动为你计算税额和总计。若不适用税收,将税率留为零即可。lumr 不会替你判定纳税义务,如有疑问请咨询所在州的税务部门或税务专业人士。

没有注册企业或 EIN 可以开发票吗？

可以。在美国,任何人都可以为自己完成的工作开具发票。如果你尚未注册 LLC 或公司,默认情况下你就是个体经营者(sole proprietor),可以用自己的名义开票。

• 名称: 使用你的法定姓名,或在州或县注册了 DBA 的商号。
• Tax ID: 对于没有雇员的个体经营者,EIN 并非必需,但使用它可以避免在发票和 W-9 上暴露社会安全号码。IRS 提供在线申请,几分钟即可获得 EIN。
• 收款方式: 使用个人银行账户是合法的,但单独开设一个企业账户能让记账和报税简单得多。

如果不想在发票上填写 Tax ID,可以将该栏留空;客户如有需要可以向你索取 W-9。

发票是具有法律约束力的文件吗？

发票本身并不是合同,而是基于已存在协议的正式付款请求。这份协议可以是一份签署的合同、一份被接受的报价、一张采购订单,甚至是一封往来邮件。发票是证明该协议存在及所欠金额的有力证据。

• 开工前, 即使只是简单地以书面形式确认工作范围和价格,发票内容也应与之一致。
• 发票上, 应重申关键条款:到期日、滞纳金,以及交付的内容。
• 发出后, 保留一份副本以及交付确认。这两份文件正是法院或催收机构日后会审查的内容。

如何让发票更快收到款项？

清晰的发票是第一步。以下习惯能缩短从发出发票到收到款项之间的等待时间:

1. 1当天发出。 工作交付后尽快开票,趁客户记忆犹新。
2. 2写明具体到期日。 像 10 月 8 日这样的具体日期,比“30 天内”这样的说法更能促成及时付款。
3. 3让付款更方便。 列出你接受的付款方式:ACH 或银行转账、Zelle、支票或银行卡,并附上每种方式所需的信息。
4. 4对齐客户的文件要求。 注明客户的采购订单号,并将发票寄给负责审批付款的具体人员或部门。
5. 5礼貌地跟进。 在到期日前几天发一封简短提醒,到期日后再发一封,能让你的发票始终排在优先处理位置。
6. 6留存副本。 你的发票会一直保存在账户中,方便随时重新打开、修改并再次下载。

发票、报价单和收据有什么区别？

这几种文件看起来相似,但作用各不相同,收到错误的文件类型时客户是能察觉到的。

• 报价单或估价单在工作开始前提供,提出一个价格,并非付款请求。
• 发票在工作完成后,或在约定的阶段节点开具,列出交付的内容并要求在到期日前付款。
• 收据在付款完成后开具,用于确认收到的金额和日期。

如果你之前提供过报价单,可以将其转为发票:沿用相同的明细项目,并注明报价单编号,方便客户对照核实。

作为独立承包商应如何开发票？

开票方式与企业相同:写明你的姓名或企业名称、客户信息、唯一编号、明细工作内容和付款条款。作为自由职业者或独立承包商,你的发票同时也是自雇收入的记录,与之相关的还有两份 IRS 表格:

• Form W-9: 向你付款的企业可能会在支付第一张发票前向你索取 W-9,以获取你的姓名、地址和纳税人识别号(Taxpayer Identification Number)。
• Form 1099-NEC: 若某客户一年内向你支付 600 美元或以上,会通过 1099-NEC 向 IRS 报告,并在次年 1 月给你寄送一份副本。

发票上使用的企业名称和 Tax ID 应与你 W-9 上的一致,这样客户的 1099 才能与你的记录对上。按小时计费的工作,将工时填入数量、费率填入单价;按项目计费的工作,则以数量为一的单独一行列出。

出于报税目的,发票应保存多久？

IRS 一般自申报之日起三年内有权对报税表进行审计,因此每张发票至少应保存三年。以下情况需要保存更久:

• 六年: 如果你少报的收入超过 25%,IRS 的审计追溯期可延长至六年。
• 七年: 与已核销坏账相关的发票。
• 无限期: 记录你仍持有并正在计提折旧的设备或财产成本的发票。

电子副本同样有效。你的发票会保存在 lumr 账户中,下载的 PDF 也可以归档到你的记账记录里。

创建发票后还能修改吗？

可以,只要还没有发送就能修改。从你的账户中重新打开发票,修改任意字段,增删明细项目,再下载一份新的 PDF。总计会随输入实时重新计算。填写方式有两种:引导模式会逐个问题询问,或者打开文档视图直接在页面字段中输入。

• 为发票选择一种货币:USD、EUR、GBP、CAD 或 AUD。
• 较长的发票会自动延续到额外页面,总计固定显示在最后一页。
• 一旦客户已经收到发票,就不要再覆盖修改它。应开具带新编号的更正发票,或开具贷记通知单(credit note),以保证双方的账目保持一致。
• 你的发票以英文创建并保存到账户中,可随时复用于下一次工作。