Crie uma fatura profissional em minutos

Como faço uma fatura?

Fazer uma fatura leva cinco etapas. Este gerador de faturas guia você em cada uma delas e faz os cálculos para você.

1. 1Adicione os dados da sua empresa. Nome, endereço, telefone, e-mail e Tax ID ou EIN. Envie sua logo, se tiver uma.
2. 2Adicione seu cliente. A empresa ou pessoa que vai pagar, no endereço usado pela equipe de contabilidade dela.
3. 3Defina o número da fatura e as datas. Um número exclusivo, a data da fatura, a data de vencimento e o número da ordem de compra do cliente, se ele tiver fornecido um.
4. 4Liste os itens da fatura. Uma linha por produto ou serviço, com descrição, quantidade e preço unitário. O valor, o subtotal, o sales tax e o total são calculados automaticamente.
5. 5Adicione as condições de pagamento e baixe. Diga como e quando pagar, adicione uma observação e baixe o PDF finalizado para enviar por e-mail ao seu cliente.

O que uma fatura deve incluir?

Uma fatura é uma solicitação de pagamento que lista o que você entregou e o que o cliente deve. Nos Estados Unidos não existe um formulário governamental para isso, mas os clientes e o software de contabilidade deles esperam os mesmos elementos sempre:

• Os dados da sua empresa: nome legal ou fantasia, endereço, telefone, e-mail e seu Tax ID ou EIN.
• Os dados do seu cliente: o nome e o endereço em que o pagamento será registrado.
• Um número de fatura exclusivo e a data da fatura.
• Uma data de vencimento e as condições de pagamento por trás dela.
• Itens detalhados: uma descrição, quantidade, preço unitário e valor para cada produto ou serviço.
• Subtotal, sales tax e total para que o valor devido fique inequívoco.
• Como pagar: dados para transferência bancária, formas de pagamento aceitas ou um link de pagamento.
• Condições e observações: multas por atraso, garantias ou um simples agradecimento.

Este modelo de fatura cobre todos esses campos, então você só precisa preencher os detalhes.

O que é o número de uma fatura e como devo atribuir um?

O número da fatura é o identificador exclusivo de uma cobrança. Ele mantém seus registros organizados, permite que um cliente se refira a uma fatura específica e mostra ao IRS uma sequência sem falhas caso você seja auditado. Qualquer sistema funciona, desde que cada número seja único e nunca reutilizado. Padrões comuns:

• Sequencial: 001, 002, 003. Simples, e a forma mais fácil de provar que nenhuma fatura está faltando.
• Prefixo do ano: INV-2026-001. Reinicia a cada ano e mostra de imediato quando o trabalho foi feito.
• Código do cliente: ACME-014. Útil quando você fatura os mesmos clientes mês após mês.

Qualquer que seja o padrão escolhido, escreva-o da mesma forma na fatura, na sua contabilidade e no e-mail que você envia. Números consistentes tornam a época de impostos e eventuais disputas de pagamento muito mais fáceis.

Quais condições de pagamento devo colocar em uma fatura?

As condições de pagamento informam ao cliente quando o dinheiro é devido. Declare-as em toda fatura: sem elas, a maioria dos clientes assume o próprio cronograma. As condições mais comuns nos EUA:

• Due on receipt (pagamento no recebimento): o pagamento é esperado assim que o cliente recebe a fatura. Comum para trabalhos pontuais e valores pequenos.
• Net 15, Net 30, Net 60: o pagamento vence 15, 30 ou 60 dias após a data da fatura. Net 30 é a condição padrão para trabalhos business-to-business nos EUA.
• 2/10 Net 30: o cliente pode obter 2% de desconto se pagar em até 10 dias, caso contrário o valor total vence em 30. Este modelo não calcula descontos, então informe o valor com desconto nas suas observações.
• Depósito ou marco (milestone): parte do total é cobrada antecipadamente ou em etapas combinadas, comum em construção e projetos maiores.

Para novos clientes e pequenas empresas, Net 15 ou pagamento no recebimento mantém o fluxo de caixa. Ofereça Net 30 a clientes estabelecidos que solicitarem.

Quanto tempo um cliente tem para pagar uma fatura?

O tempo que suas condições de pagamento estabelecerem. Não existe prazo federal para pagar uma fatura privada nos EUA: o que conta é a data de vencimento na fatura, ou o contrato por trás dela. Se a fatura não indicar condições, os tribunais geralmente tratam o pagamento como devido em um prazo razoável, por isso você deve sempre indicar uma data de vencimento.

• Multas por atraso e juros são permitidos na maioria dos estados se o cliente concordou com eles com antecedência. Muitos estados limitam a taxa, então verifique a do seu estado antes de cobrar mais do que cerca de 1% a 1,5% ao mês.
• Trabalhos públicos e de construção costumam ser cobertos por leis estaduais de pagamento pontual (prompt payment laws) que definem um prazo e juros para pagamento atrasado.
• Faturas não pagas podem ser cobradas no small claims court (juizado de pequenas causas dos EUA), geralmente para valores de até alguns milhares de dólares dependendo do estado, ou enviadas para cobrança.

Coloque sua política de multa por atraso na seção de termos e condições, para que ela conste na própria fatura.

Preciso cobrar sales tax em uma fatura?

Nos Estados Unidos, o sales tax é definido por estados, condados e cidades, não pelo governo federal. Se você precisa cobrá-lo depende do que você vende e de onde está seu cliente:

• Produtos físicos são tributáveis em quase todos os estados que têm sales tax.
• Serviços são isentos em muitos estados, mas vários estados tributam serviços específicos, como reparos, instalação ou produtos digitais. As regras mudam, então confirme as do seu estado.
• Clientes fora do estado podem gerar imposto no estado deles assim que suas vendas lá ultrapassarem o limite (threshold) daquele estado.
• Cinco estados não têm sales tax estadual: Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon. Algumas localidades do Alasca ainda cobram um imposto local.

Digite sua alíquota combinada estadual e local no campo de sales tax e a fatura calcula o valor do imposto e o total para você. Deixe a alíquota em zero quando nenhum imposto se aplicar. O lumr não determina suas obrigações fiscais: consulte o departamento de receita do seu estado ou um profissional tributário em caso de dúvida.

Posso enviar uma fatura sem uma empresa registrada ou EIN?

Sim. Nos EUA, qualquer pessoa pode faturar por um trabalho que realizou. Se você não formou uma LLC ou corporation, você é, por padrão, um sole proprietor (empresário individual) e pode faturar em seu próprio nome.

• Nome: use seu nome legal, ou seu nome fantasia se você registrou um DBA junto ao seu estado ou condado.
• Tax ID: um EIN é opcional para um sole proprietor sem funcionários, mas ele mantém seu número de Social Security fora das faturas e dos W-9. O IRS emite EINs on-line em minutos.
• Pagamentos: uma conta bancária pessoal é legal, mas uma conta empresarial separada torna a contabilidade e a época de impostos muito mais simples.

Deixe a linha de Tax ID em branco se não quiser imprimir um; o cliente pode solicitar um W-9 se precisar.

Uma fatura é um documento juridicamente vinculante?

Uma fatura por si só não é um contrato: é uma solicitação formal de pagamento sob um acordo que já existe. Esse acordo pode ser um contrato assinado, um orçamento aceito, uma ordem de compra ou até uma troca de e-mails. A fatura se torna forte evidência desse acordo e do valor devido.

• Antes do trabalho, combine o escopo e o preço por escrito, mesmo que de forma breve. A fatura deve refletir isso.
• Na fatura, repita os termos principais: data de vencimento, multa por atraso e o que foi entregue.
• Depois de enviar, guarde uma cópia e a confirmação de entrega. Juntos, são o que um tribunal ou uma agência de cobrança vão analisar.

Como recebo o pagamento mais rápido em uma fatura?

Uma fatura clara é o primeiro passo. Estes hábitos encurtam a espera entre enviá-la e receber o dinheiro:

1. 1Envie no mesmo dia. Fature assim que o trabalho for entregue, enquanto ainda está fresco na memória do cliente.
2. 2Indique uma data de vencimento real. Uma data como 8 de outubro é paga mais rápido do que a frase 30 dias.
3. 3Facilite o pagamento. Liste as formas que você aceita: ACH ou transferência bancária, Zelle, cheque ou cartão. Inclua os dados necessários para cada uma.
4. 4Combine com a documentação do cliente. Inclua o número da ordem de compra do cliente e direcione a fatura à pessoa ou departamento que aprova o pagamento.
5. 5Faça um follow-up educado. Um lembrete curto alguns dias antes do vencimento, e outro no dia seguinte, mantém você no topo da fila.
6. 6Guarde sua cópia. Sua fatura fica salva na sua conta, para que você possa reabri-la, ajustá-la e baixá-la novamente a qualquer momento.

Qual é a diferença entre uma fatura, um orçamento e um recibo?

Esses documentos parecem semelhantes, mas cumprem funções diferentes, e os clientes percebem quando o errado chega.

• Um orçamento (quote ou estimate) vem antes do trabalho. Propõe um preço e não é uma solicitação de pagamento.
• Uma fatura vem depois do trabalho, ou em um marco combinado. Lista o que foi entregue e solicita pagamento até uma data de vencimento.
• Um recibo vem depois do pagamento. Confirma o valor recebido e a data.

Se você orçou o trabalho, transforme o orçamento na sua fatura: reutilize os mesmos itens e anote o número do orçamento para que o cliente possa conferir.

Como faturo como independent contractor?

Fature da mesma forma que uma empresa faz: seu nome ou nome empresarial, o cliente, um número exclusivo, o trabalho detalhado e as condições de pagamento. Como freelancer ou independent contractor, suas faturas também são o registro da sua renda de trabalho autônomo, e dois formulários do IRS acompanham esse processo:

• Formulário W-9: uma empresa que paga você pode pedir seu W-9 antes de pagar a primeira fatura. Ele fornece seu nome, endereço e Taxpayer Identification Number.
• Formulário 1099-NEC: um cliente que paga a você 600 dólares ou mais em um ano reporta isso ao IRS em um 1099-NEC e envia uma cópia para você em janeiro.

Use o mesmo nome empresarial e Tax ID nas suas faturas e no seu W-9, para que o 1099 do cliente corresponda aos seus registros. Fature trabalho por hora com as horas como quantidade e sua taxa como preço unitário; fature trabalho por projeto como uma única linha com quantidade igual a um.

Por quanto tempo devo guardar faturas para fins fiscais?

O IRS geralmente tem três anos a partir da data em que você declara para auditar uma declaração, então guarde toda fatura por pelo menos três anos. Guarde por mais tempo nestes casos:

• Seis anos se você subdeclarou a renda em mais de 25%, já que o IRS pode revisar até esse período.
• Sete anos para faturas ligadas a dívidas incobráveis que você baixou (bad debt).
• Indefinidamente para faturas que documentam o custo de equipamentos ou propriedades que você ainda possui e deprecia.

Cópias digitais são aceitas. Suas faturas ficam guardadas na sua conta lumr, e os PDFs baixados podem ser arquivados junto aos seus registros contábeis.

Posso editar uma fatura depois de criá-la?

Sim, até você enviá-la. Reabra a fatura na sua conta, altere qualquer campo, adicione ou remova itens e baixe um PDF atualizado. Os totais são recalculados enquanto você digita. Você pode preenchê-la de duas formas: o modo guiado faz uma pergunta de cada vez, ou você pode abrir a visualização do documento e digitar diretamente nos campos da página.

• Escolha uma moeda para a fatura: USD, EUR, GBP, CAD ou AUD.
• Faturas longas fluem para páginas extras, com os totais fixados na última página.
• Depois que o cliente já tiver a fatura, não a sobrescreva. Emita uma fatura corrigida com um novo número, ou uma nota de crédito, para que os dois registros contábeis permaneçam sincronizados.
• Sua fatura é criada em inglês e salva na sua conta, pronta para ser reutilizada no próximo trabalho.