Preencha o Formulário W-9 Online

O que é um formulário W-9?

O Formulário W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, é um documento do IRS usado para informar seu número de identificação fiscal (TIN) a uma pessoa ou empresa que vai pagar você. É solicitado com mais frequência a freelancers, contratados independentes e fornecedores.

O pagador usa as informações do seu W-9 para reportar ao IRS o que pagou a você, normalmente em um Formulário 1099 no fim do ano. A versão atual é a marcada como Rev. Março de 2024, e é o modelo carregado aqui.

Para que serve um formulário W-9?

Preencher um W-9 é essencial para uma documentação fiscal precisa. Veja o que ele faz:

• Fornece seu número de identificação fiscal às entidades que pagam você.
• Certifica sua condição de pessoa dos EUA para fins fiscais.
• Confirma se você está isento de retenção de garantia (backup withholding). Sem ele, um pagador pode reter 24% do seu pagamento.

Quais informações são necessárias?

Antes de começar, tenha o seguinte em mãos:

• Seu nome legal completo, como consta na sua declaração de impostos.
• O nome da sua empresa ou da entidade desconsiderada (disregarded entity), se for diferente.
• Sua classificação tributária federal (pessoa física, empresário individual, LLC, corporação ou sociedade).
• Seu endereço de correspondência.
• Seu Social Security Number (SSN) ou Employer Identification Number (EIN).

Como preencher um W-9

Abra o formulário acima e percorra-o linha por linha:

• Linha 1: informe seu nome.
• Linha 2: informe o nome de uma empresa, se você tiver uma.
• Linha 3: marque a caixa da sua classificação tributária.
• Linha 4: adicione códigos de isenção somente se eles se aplicarem a você.
• Linhas 5 e 6: informe seu endereço, cidade, estado e ZIP.
• Parte I: informe seu SSN ou EIN.
• Parte II: assine e date para certificar as informações.

O editor guia você campo por campo, então você não vai esquecer nenhuma caixa obrigatória.

Quem precisa preencher um?

Você normalmente preenche um W-9 quando uma empresa precisa das suas informações fiscais para reportar pagamentos ao IRS. Situações comuns incluem:

• Trabalhar como freelancer ou contratado independente.
• Prestar serviços como fornecedor ou consultor.
• Receber juros, dividendos ou outra renda declarável.
• Abrir determinadas contas financeiras.

Quando não é necessário?

Você não precisa enviar um W-9 a alguém que não esteja pagando você, e deve ter cautela ao compartilhá-lo. Uma solicitação legítima vem de um cliente, pagador ou instituição financeira com quem você de fato faz negócios. Se você é um empregado, preenche um Formulário W-4 em vez de um W-9.

Qual é o prazo de um W-9?

Não há um prazo fixo do IRS para um W-9. Você o fornece sempre que um pagador solicitar, idealmente antes de fazer o primeiro pagamento. Devolvê-lo prontamente ajuda o pagador a emitir um Formulário 1099 preciso e evita a retenção de garantia (backup withholding) sobre seus pagamentos.

Onde conseguir um W-9 em branco

Um W-9 em branco e atualizado é um documento de domínio público publicado pelo IRS. Você pode usar o modelo oficial Rev. Março de 2024 carregado nesta página, preenchê-lo e baixá-lo sem visitar nenhum site do governo ou criar uma conta.

Como assiná-lo online

Você pode assinar seu W-9 eletronicamente direto no editor. Desenhe, digite ou envie sua assinatura, posicione-a na Parte II, adicione a data e sua certificação está concluída. O PDF assinado fica pronto para enviar.

Para onde enviá-lo

Envie seu W-9 preenchido diretamente à pessoa ou empresa que o solicitou, nunca ao IRS. Compartilhe-o por um canal seguro fornecido pelo solicitante, como um e-mail criptografado ou um portal de documentos, porque o formulário contém informações sensíveis.

A Doclio não é afiliada ao IRS. O Formulário W-9 é um documento de domínio público do U.S. Internal Revenue Service.