Wypełnij formularz W-9 online

Czym jest formularz W-9?

Formularz W-9, czyli wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikację (Request for Taxpayer Identification Number and Certification), to dokument IRS służący do przekazania numeru identyfikacji podatkowej (TIN) osobie lub firmie, która będzie Ci płacić. Najczęściej proszone są o niego osoby pracujące na własny rachunek, niezależni wykonawcy oraz dostawcy.

Płatnik wykorzystuje informacje z Twojego W-9, aby zgłosić do IRS, ile Ci zapłacił, zazwyczaj na formularzu 1099 na koniec roku. Aktualną wersją jest ta oznaczona jako wer. marzec 2024 i to ten szablon jest tutaj wczytany.

Do czego służy formularz W-9?

Wypełnienie W-9 jest niezbędne do prawidłowej dokumentacji podatkowej. Oto, do czego służy:

• Przekazuje Twój numer identyfikacji podatkowej podmiotom, które Ci płacą.
• Poświadcza Twój status osoby z USA dla celów podatkowych.
• Potwierdza, czy jesteś zwolniony z potrącenia zabezpieczającego (backup withholding). Bez niego płatnik może potrącić 24% Twojej płatności.

Jakie informacje są wymagane?

Zanim zaczniesz, przygotuj następujące dane:

• Twoje pełne imię i nazwisko, zgodne z zeznaniem podatkowym.
• Nazwa Twojej firmy lub nazwa podmiotu pomijanego (disregarded entity), jeśli jest inna.
• Twoja federalna klasyfikacja podatkowa (osoba fizyczna, jednoosobowa działalność gospodarcza, LLC, spółka kapitałowa lub spółka osobowa).
• Twój adres korespondencyjny.
• Twój numer ubezpieczenia społecznego (SSN) lub numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

Jak wypełnić formularz W-9

Otwórz formularz powyżej i przejdź przez niego wiersz po wierszu:

• Wiersz 1: wpisz swoje imię i nazwisko.
• Wiersz 2: wpisz nazwę firmy, jeśli ją posiadasz.
• Wiersz 3: zaznacz pole odpowiadające Twojej klasyfikacji podatkowej.
• Wiersz 4: dodaj kody zwolnień tylko wtedy, gdy Cię dotyczą.
• Wiersze 5 i 6: wpisz swój adres, miejscowość, stan i kod pocztowy.
• Część I: wpisz swój numer SSN lub EIN.
• Część II: podpisz i wpisz datę, aby poświadczyć informacje.

Edytor prowadzi Cię pole po polu, więc nie pominiesz żadnego wymaganego okienka.

Kto musi go wypełnić?

Zazwyczaj wypełniasz W-9, gdy firma potrzebuje Twoich danych podatkowych, aby zgłosić płatności do IRS. Typowe sytuacje obejmują:

• Pracę jako osoba pracująca na własny rachunek lub niezależny wykonawca.
• Świadczenie usług jako dostawca lub konsultant.
• Uzyskiwanie odsetek, dywidend lub innego dochodu podlegającego zgłoszeniu.
• Otwieranie niektórych rachunków finansowych.

Kiedy nie jest wymagany?

Nie musisz wysyłać W-9 osobie, która Ci nie płaci, i powinieneś zachować ostrożność przy jego udostępnianiu. Uzasadniona prośba pochodzi od klienta, płatnika lub instytucji finansowej, z którą faktycznie prowadzisz interesy. Jeśli jesteś pracownikiem etatowym, wypełniasz formularz W-4, a nie W-9.

Kiedy należy złożyć W-9?

Nie ma ustalonego przez IRS terminu na złożenie W-9. Przekazujesz go za każdym razem, gdy płatnik o niego poprosi, najlepiej przed dokonaniem pierwszej płatności. Szybkie zwrócenie go pomaga płatnikowi wystawić prawidłowy formularz 1099 i pozwala uniknąć potrącenia zabezpieczającego od Twoich płatności.

Skąd wziąć pusty formularz W-9

Pusty, aktualny W-9 to dokument w domenie publicznej opublikowany przez IRS. Możesz skorzystać z oficjalnego szablonu wer. marzec 2024 wczytanego na tej stronie, wypełnić go i pobrać bez odwiedzania jakiejkolwiek strony rządowej czy zakładania konta.

Jak podpisać go online

Możesz podpisać swój W-9 elektronicznie bezpośrednio w edytorze. Narysuj, wpisz lub prześlij swój podpis, umieść go w Części II, dodaj datę, a Twoja certyfikacja będzie kompletna. Podpisany plik PDF jest gotowy do wysłania.

Gdzie go wysłać

Wyślij wypełniony W-9 bezpośrednio do osoby lub firmy, która o niego poprosiła, nigdy do IRS. Udostępnij go bezpiecznym kanałem wskazanym przez osobę proszącą, takim jak zaszyfrowana wiadomość e-mail lub portal dokumentów, ponieważ formularz zawiera dane wrażliwe.

Doclio nie jest powiązany z IRS. Formularz W-9 jest dokumentem w domenie publicznej amerykańskiego urzędu skarbowego (Internal Revenue Service).