Utwórz profesjonalną fakturę w kilka minut

Jak wystawić fakturę?

Wystawienie faktury zajmuje pięć kroków. Ten generator faktur przeprowadzi Cię przez każdy z nich i wykona za Ciebie obliczenia.

1. 1Dodaj dane swojej firmy. Nazwa, adres, telefon, e-mail oraz Tax ID lub EIN. Jeśli masz logo, prześlij je.
2. 2Dodaj klienta. Firma lub osoba płacąca, z adresem używanym przez jej dział księgowości.
3. 3Ustaw numer faktury i daty. Unikalny numer, data wystawienia, termin płatności oraz numer zamówienia klienta, jeśli go podał.
4. 4Wypisz pozycje faktury. Jeden wiersz na produkt lub usługę z opisem, ilością i ceną jednostkową. Kwota, suma częściowa, podatek od sprzedaży i suma całkowita obliczają się automatycznie.
5. 5Dodaj warunki płatności i pobierz. Podaj sposób i termin płatności, dodaj notatkę i pobierz gotowy plik PDF, aby wysłać go do klienta.

Co powinna zawierać faktura?

Faktura to prośba o płatność, która wymienia to, co zostało dostarczone, oraz kwotę należną od klienta. W Stanach Zjednoczonych nie ma dla niej urzędowego formularza, ale klienci i ich oprogramowanie księgowe za każdym razem oczekują tych samych elementów:

• Dane Twojej firmy: nazwa prawna lub handlowa, adres, telefon, e-mail oraz Twój Tax ID lub EIN.
• Dane klienta: nazwa i adres, pod którymi płatność zostanie zaksięgowana.
• Unikalny numer faktury oraz data jej wystawienia.
• Termin płatności oraz warunki, na których się opiera.
• Pozycje faktury: opis, ilość, cena jednostkowa i kwota dla każdego produktu lub usługi.
• Suma częściowa, podatek od sprzedaży i suma całkowita, aby kwota do zapłaty była jednoznaczna.
• Sposób płatności: dane do przelewu bankowego, akceptowane metody płatności lub link do zapłaty.
• Warunki i uwagi: opłaty za zwłokę, gwarancje lub proste podziękowanie.

Ten szablon faktury obejmuje wszystkie te pola, więc wystarczy, że uzupełnisz szczegóły.

Czym jest numer faktury i jak go nadać?

Numer faktury to unikalny identyfikator jednego rachunku. Pozwala uporządkować dokumentację, umożliwia klientowi odwołanie się do konkretnej faktury i pokazuje urzędowi IRS nieprzerwaną sekwencję na wypadek kontroli. Sprawdzi się dowolny system, o ile każdy numer jest unikalny i nigdy nie zostaje użyty ponownie. Popularne wzorce:

• Sekwencyjny: 001, 002, 003. Prosty i najłatwiejszy sposób, by wykazać, że żadna faktura nie zaginęła.
• Z prefiksem roku: INV-2026-001. Zeruje się co roku i od razu pokazuje, kiedy wykonano pracę.
• Kod klienta: ACME-014. Przydatny, gdy co miesiąc wystawiasz faktury tym samym kilku klientom.

Niezależnie od wybranego wzorca, zapisuj go tak samo na fakturze, w księgowości i w wysyłanym e-mailu. Spójna numeracja znacznie ułatwia rozliczenia podatkowe i ewentualne spory dotyczące płatności.

Jakie warunki płatności podać na fakturze?

Warunki płatności informują klienta, kiedy należy zapłacić. Podawaj je na każdej fakturze: bez nich większość klientów przyjmie własny harmonogram. Najczęstsze warunki stosowane w USA:

• Płatność natychmiastowa (due on receipt): zapłata oczekiwana jest zaraz po otrzymaniu faktury przez klienta. Częste przy jednorazowych zleceniach i niewielkich kwotach.
• Net 15, Net 30, Net 60: płatność wymagana jest 15, 30 lub 60 dni po dacie wystawienia faktury. Net 30 to standardowy warunek w amerykańskich relacjach między firmami.
• 2/10 Net 30: klient może skorzystać z 2% rabatu, jeśli zapłaci w ciągu 10 dni, w przeciwnym razie pełna kwota jest należna w ciągu 30 dni. Ten szablon nie oblicza rabatów, więc obniżoną kwotę podaj w uwagach.
• Zaliczka lub etapy (milestone): część całkowitej kwoty jest fakturowana z góry lub na uzgodnionych etapach, typowe w budownictwie i większych projektach.

Dla nowych klientów i małych firm Net 15 lub płatność natychmiastowa utrzymują płynność finansową. Net 30 oferuj stałym klientom, którzy o to poproszą.

Ile czasu ma klient na zapłatę faktury?

Tyle, ile wynika z ustalonych warunków płatności. Nie ma federalnego terminu na zapłatę prywatnej faktury: liczy się termin płatności podany na fakturze lub w umowie, na której się ona opiera. Jeśli faktura nie określa żadnych warunków, sądy zwykle uznają, że płatność jest należna w rozsądnym terminie, dlatego zawsze warto podać konkretną datę.

• Opłaty za zwłokę i odsetki są dopuszczalne w większości stanów, jeśli klient wcześniej się na nie zgodził. Wiele stanów ogranicza wysokość stawki, więc przed naliczeniem więcej niż około 1% do 1,5% miesięcznie sprawdź przepisy swojego stanu.
• Zlecenia rządowe i budowlane często podlegają stanowym przepisom o terminowej płatności, które ustalają termin i odsetki za opóźnienie.
• Niezapłacone faktury można dochodzić w sądzie drobnych roszczeń, zwykle dla kwot do kilku tysięcy dolarów w zależności od stanu, albo przekazać do windykacji.

Umieść zasady dotyczące opłat za zwłokę w sekcji warunków i postanowień, aby znalazły się bezpośrednio na fakturze.

Czy muszę doliczać podatek od sprzedaży na fakturze?

W Stanach Zjednoczonych podatek od sprzedaży ustalają stany, hrabstwa i miasta, a nie rząd federalny. To, czy musisz go pobrać, zależy od tego, co sprzedajesz i gdzie znajduje się Twój klient:

• Towary fizyczne podlegają opodatkowaniu niemal w każdym stanie, w którym obowiązuje podatek od sprzedaży.
• Usługi są zwolnione w wielu stanach, ale kilka stanów opodatkowuje konkretne usługi, takie jak naprawy, instalacje czy produkty cyfrowe. Przepisy się zmieniają, więc sprawdź te obowiązujące u Ciebie.
• Klienci spoza stanu mogą wygenerować obowiązek podatkowy w swoim stanie, gdy Twoja sprzedaż tam przekroczy próg ustalony przez ten stan.
• Pięć stanów nie ma ogólnostanowego podatku od sprzedaży: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire i Oregon. Niektóre gminy na Alasce nadal pobierają podatek lokalny.

Wpisz swoją łączną stawkę stanową i lokalną w polu podatku od sprzedaży, a faktura sama obliczy kwotę podatku i sumę całkowitą. Jeśli podatek nie ma zastosowania, pozostaw stawkę na zero. lumr nie ustala Twoich obowiązków podatkowych: w razie wątpliwości skontaktuj się z urzędem skarbowym swojego stanu lub doradcą podatkowym.

Czy mogę wystawić fakturę bez zarejestrowanej firmy lub EIN?

Tak. W USA każdy może wystawić fakturę za wykonaną pracę. Jeśli nie założyłeś spółki LLC ani korporacji, jesteś domyślnie jednoosobową działalnością gospodarczą (sole proprietor) i możesz fakturować pod własnym nazwiskiem.

• Nazwa: użyj swojego prawnego imienia i nazwiska lub nazwy handlowej, jeśli zarejestrowałeś DBA w swoim stanie lub hrabstwie.
• Tax ID: EIN jest opcjonalny dla jednoosobowej działalności bez pracowników, ale pozwala nie ujawniać numeru ubezpieczenia społecznego na fakturach i formularzach W-9. IRS wydaje numery EIN online w kilka minut.
• Płatności: prywatne konto bankowe jest dopuszczalne, ale osobne konto firmowe znacznie ułatwia księgowość i rozliczenia podatkowe.

Jeśli nie chcesz podawać Tax ID, zostaw to pole puste: klient może poprosić o formularz W-9, jeśli będzie go potrzebować.

Czy faktura jest dokumentem prawnie wiążącym?

Sama faktura nie jest umową: to formalna prośba o płatność w ramach już istniejącego porozumienia. Tym porozumieniem może być podpisana umowa, zaakceptowana wycena, zamówienie zakupu lub nawet wymiana e-maili. Faktura staje się mocnym dowodem istnienia tego porozumienia oraz wysokości należnej kwoty.

• Przed rozpoczęciem pracy ustal zakres i cenę na piśmie, choćby krótko. Faktura powinna to odzwierciedlać.
• Na fakturze powtórz kluczowe warunki: termin płatności, opłatę za zwłokę i to, co zostało dostarczone.
• Po wysłaniu zachowaj kopię oraz potwierdzenie dostawy. Razem stanowią to, co sprawdzi sąd lub firma windykacyjna.

Jak szybciej otrzymać zapłatę za fakturę?

Przejrzysta faktura to pierwszy krok. Te nawyki skracają czas oczekiwania między jej wysłaniem a otrzymaniem pieniędzy:

1. 1Wyślij ją tego samego dnia. Wystaw fakturę zaraz po dostarczeniu pracy, gdy klient wciąż dobrze ją pamięta.
2. 2Podaj konkretny termin płatności. Data taka jak 8 października przynosi szybszą zapłatę niż sformułowanie 30 dni.
3. 3Ułatw płatność. Wymień akceptowane sposoby płatności: ACH lub przelew bankowy, Zelle, czek lub karta. Podaj dane potrzebne do każdego z nich.
4. 4Dopasuj się do ich dokumentacji. Uwzględnij numer zamówienia klienta i zaadresuj fakturę do osoby lub działu zatwierdzającego płatności.
5. 5Grzecznie przypominaj. Krótkie przypomnienie kilka dni przed terminem płatności i kolejne dzień po nim utrzymują Twoją fakturę na wierzchu stosu.
6. 6Zachowaj swoją kopię. Twoja faktura pozostaje zapisana na koncie, dzięki czemu w każdej chwili możesz ją ponownie otworzyć, zmodyfikować i pobrać.

Jaka jest różnica między fakturą, wyceną a paragonem?

Te dokumenty wyglądają podobnie, ale pełnią różne funkcje, a klienci od razu zauważają, gdy dostają niewłaściwy.

• Wycena lub kosztorys (quote/estimate) powstaje przed rozpoczęciem pracy. Proponuje cenę i nie jest prośbą o płatność.
• Faktura powstaje po wykonaniu pracy lub na uzgodnionym etapie. Wymienia to, co zostało dostarczone, i żąda płatności do określonego terminu.
• Paragon (receipt) powstaje po dokonaniu płatności. Potwierdza otrzymaną kwotę i datę.

Jeśli wycenę zlecenia już przygotowałeś, przekształć ją w fakturę: wykorzystaj te same pozycje i podaj numer wyceny, aby klient mógł je ze sobą powiązać.

Jak wystawiać faktury jako niezależny wykonawca?

Fakturuj tak samo jak firma: swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane klienta, unikalny numer, szczegółowe pozycje i warunki płatności. Jako freelancer lub niezależny wykonawca Twoje faktury są też ewidencją dochodu z samozatrudnienia, a obok nich pojawiają się dwa formularze IRS:

• Formularz W-9: firma, która Ci płaci, może poprosić o formularz W-9 przed opłaceniem pierwszej faktury. Zawiera on Twoje imię i nazwisko, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (Taxpayer Identification Number).
• Formularz 1099-NEC: klient, który zapłaci Ci 600 dolarów lub więcej w ciągu roku, zgłasza to do IRS na formularzu 1099-NEC i wysyła Ci kopię w styczniu.

Na fakturach używaj tej samej nazwy firmy i Tax ID co na formularzu W-9, aby formularz 1099 od klienta zgadzał się z Twoją dokumentacją. Pracę rozliczaną godzinowo fakturuj z liczbą godzin jako ilością i stawką jako ceną jednostkową; pracę projektową fakturuj jako jedną pozycję z ilością równą jeden.

Jak długo powinienem przechowywać faktury do celów podatkowych?

IRS generalnie ma trzy lata od daty złożenia zeznania na przeprowadzenie kontroli, więc przechowuj każdą fakturę przez co najmniej trzy lata. W tych przypadkach przechowuj je dłużej:

• Sześć lat, jeśli zaniżyłeś dochód o więcej niż 25%, ponieważ IRS może wtedy cofnąć się o tyle lat.
• Siedem lat dla faktur związanych z nieściągalnym długiem, który odpisałeś w koszty.
• Bezterminowo dla faktur dokumentujących koszt sprzętu lub nieruchomości, które nadal posiadasz i amortyzujesz.

Kopie cyfrowe są akceptowane. Twoje faktury pozostają na koncie lumr, a pobrane pliki PDF możesz dołączyć do dokumentacji księgowej.

Czy mogę edytować fakturę po jej utworzeniu?

Tak, dopóki jej nie wyślesz. Otwórz ponownie fakturę na swoim koncie, zmień dowolne pole, dodaj lub usuń pozycje i pobierz nowy plik PDF. Sumy przeliczają się na bieżąco, w miarę wpisywania danych. Fakturę możesz wypełnić na dwa sposoby: tryb prowadzony zadaje jedno pytanie na raz, albo otwórz widok dokumentu i wpisuj dane bezpośrednio w polach na stronie.

• Wybierz jedną walutę dla faktury: USD, EUR, GBP, CAD lub AUD.
• Długie faktury przechodzą na kolejne strony, a sumy pozostają na ostatniej stronie.
• Gdy klient otrzyma już fakturę, nie nadpisuj jej. Wystaw skorygowaną fakturę z nowym numerem albo notę kredytową, aby oba zestawy ksiąg pozostały spójne.
• Twoja faktura jest tworzona w języku angielskim i zapisywana na koncie, gotowa do ponownego użycia przy kolejnym zleceniu.