Crea una fattura professionale in pochi minuti

Come si fa una fattura?

Creare una fattura richiede cinque passaggi. Questo generatore di fatture ti guida in ognuno di essi e fa i calcoli al posto tuo.

1. 1Aggiungi i dati della tua attività. Nome, indirizzo, telefono, email e Tax ID o EIN. Carica il tuo logo se ne hai uno.
2. 2Aggiungi il cliente. L'azienda o la persona che paga, con l'indirizzo usato dal loro ufficio contabilità.
3. 3Imposta il numero e le date della fattura. Un numero univoco, la data della fattura, la data di scadenza e il numero dell'ordine d'acquisto del cliente, se te lo ha fornito.
4. 4Elenca le voci di fattura. Una riga per ogni prodotto o servizio con descrizione, quantità e prezzo unitario. Importo, subtotale, imposta sulle vendite e totale si calcolano automaticamente.
5. 5Aggiungi i termini di pagamento e scarica. Indica come e quando pagare, aggiungi una nota e scarica il PDF finito da inviare via email al cliente.

Cosa deve includere una fattura?

Una fattura è una richiesta di pagamento che elenca cosa hai consegnato e cosa il cliente deve pagare. Negli Stati Uniti non esiste un modulo governativo per questo, ma i clienti e il loro software di contabilità si aspettano sempre gli stessi elementi:

• I dati della tua attività: ragione sociale o nome commerciale, indirizzo, telefono, email e il tuo Tax ID o EIN.
• I dati del cliente: il nome e l'indirizzo a cui verrà registrato il pagamento.
• Un numero di fattura univoco e la data della fattura.
• Una data di scadenza e i termini di pagamento che la definiscono.
• Voci di fattura dettagliate: una descrizione, quantità, prezzo unitario e importo per ogni prodotto o servizio.
• Subtotale, imposta sulle vendite e totale, così l'importo dovuto è inequivocabile.
• Come pagare: dati per il bonifico bancario, metodi di pagamento accettati o un link di pagamento.
• Termini e note: more, garanzie o un semplice ringraziamento.

Questo modello di fattura copre tutti questi campi, quindi devi solo compilare i dettagli.

Cos'è il numero di fattura e come lo si assegna?

Il numero di fattura è l'identificativo univoco di un documento. Mantiene ordinati i tuoi registri, permette a un cliente di fare riferimento a una fattura specifica e mostra all'IRS una sequenza continua in caso di verifica. Qualsiasi sistema va bene, purché ogni numero sia univoco e mai riutilizzato. Schemi comuni:

• Sequenziale: 001, 002, 003. Semplice, ed è il modo più facile per dimostrare che non manca nessuna fattura.
• Prefisso dell'anno: INV-2026-001. Si azzera ogni anno e mostra a colpo d'occhio quando è stato svolto il lavoro.
• Codice cliente: ACME-014. Utile quando fatturi agli stessi clienti mese dopo mese.

Qualunque schema tu scelga, scrivilo allo stesso modo sulla fattura, nella tua contabilità e nell'email che invii. Numeri coerenti semplificano di molto la dichiarazione dei redditi ed eventuali contestazioni sui pagamenti.

Quali termini di pagamento devo indicare su una fattura?

I termini di pagamento indicano al cliente quando è dovuto il denaro. Indicali su ogni fattura: senza di essi, la maggior parte dei clienti segue i propri tempi. I termini più comuni negli USA:

• Pagamento alla ricezione: il pagamento è atteso non appena il cliente riceve la fattura. Comune per lavori singoli e importi ridotti.
• Net 15, Net 30, Net 60: il pagamento è dovuto 15, 30 o 60 giorni dopo la data della fattura. Net 30 è il termine standard per i rapporti business-to-business negli USA.
• 2/10 Net 30: il cliente può ottenere uno sconto del 2% se paga entro 10 giorni, altrimenti l'importo pieno è dovuto entro 30. Questo modello non calcola gli sconti, quindi indica l'importo scontato nelle note.
• Acconto o per fasi: una parte del totale viene fatturata in anticipo o a fasi concordate, tipico per l'edilizia e i progetti più grandi.

Per i nuovi clienti e le piccole attività, Net 15 o pagamento alla ricezione mantengono il flusso di cassa. Offri Net 30 ai clienti consolidati che lo richiedono.

Quanto tempo ha un cliente per pagare una fattura?

Il tempo indicato dai tuoi termini di pagamento. Non esiste una scadenza federale per il pagamento di una fattura privata: conta la data di scadenza indicata sulla fattura, o il contratto che la regola. Se la fattura non specifica termini, i tribunali generalmente considerano dovuto il pagamento entro un tempo ragionevole, motivo per cui dovresti sempre indicare una data di scadenza.

• More e interessi sono ammessi nella maggior parte degli stati se il cliente li ha accettati in anticipo. Molti stati impongono un tetto al tasso, quindi verifica il tuo prima di applicare più dell'1%, 1,5% circa al mese.
• I lavori pubblici e nell'edilizia sono spesso coperti da leggi statali sul pagamento tempestivo che fissano una scadenza e interessi per il ritardo.
• Le fatture non pagate possono essere portate davanti alla small claims court, di solito per importi fino a qualche migliaio di dollari a seconda dello stato, oppure affidate a un'agenzia di recupero crediti.

Inserisci la tua politica sulle more nella sezione termini e condizioni, così compare direttamente sulla fattura.

Devo applicare l'imposta sulle vendite su una fattura?

Negli Stati Uniti, l'imposta sulle vendite è stabilita da stati, contee e città, non dal governo federale. Se devi applicarla dipende da cosa vendi e da dove si trova il cliente:

• I beni fisici sono tassabili in quasi tutti gli stati che applicano un'imposta sulle vendite.
• I servizi sono esenti in molti stati, ma diversi stati tassano servizi specifici come riparazioni, installazioni o prodotti digitali. Le regole cambiano, quindi verifica quelle del tuo caso.
• I clienti fuori stato possono generare un obbligo fiscale nel loro stato una volta che le tue vendite lì superano la soglia prevista.
• Cinque stati non hanno un'imposta sulle vendite a livello statale: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon. Alcune località dell'Alaska applicano comunque un'imposta locale.

Inserisci l'aliquota combinata statale e locale nel campo dell'imposta sulle vendite e la fattura calcolerà l'importo dell'imposta e il totale per te. Lascia l'aliquota a zero quando non si applica alcuna imposta. lumr non determina i tuoi obblighi fiscali: verifica con il dipartimento delle entrate del tuo stato o con un professionista fiscale in caso di dubbi.

Posso inviare una fattura senza un'attività registrata o un EIN?

Sì. Negli USA chiunque può fatturare per il lavoro svolto. Se non hai costituito una LLC o una corporation, sei per default un titolare di ditta individuale (sole proprietor) e puoi fatturare a tuo nome.

• Nome: usa il tuo nome legale, oppure il tuo nome commerciale se hai registrato una DBA presso il tuo stato o la tua contea.
• Tax ID: un EIN è facoltativo per un sole proprietor senza dipendenti, ma tiene il tuo numero di previdenza sociale fuori dalle fatture e dai W-9. L'IRS rilascia gli EIN online in pochi minuti.
• Pagamenti: un conto bancario personale è legale, ma un conto aziendale separato semplifica notevolmente la contabilità e la dichiarazione dei redditi.

Lascia vuota la riga del Tax ID se non vuoi stamparne uno: il cliente può richiedere un W-9 se ne ha bisogno.

Una fattura è un documento legalmente vincolante?

Una fattura da sola non è un contratto: è una richiesta formale di pagamento in base a un accordo già esistente. Quell'accordo può essere un contratto firmato, un preventivo accettato, un ordine d'acquisto o anche uno scambio di email. La fattura diventa una prova solida di quell'accordo e dell'importo dovuto.

• Prima del lavoro, fai concordare per iscritto ambito e prezzo, anche in modo sintetico. La fattura dovrebbe rispecchiarlo.
• Sulla fattura, ripeti i termini chiave: data di scadenza, more e cosa è stato consegnato.
• Dopo l'invio, conserva una copia e la conferma di consegna. Insieme sono ciò che un tribunale o un'agenzia di recupero crediti prenderanno in considerazione.

Come posso farmi pagare più in fretta con una fattura?

Una fattura chiara è il primo passo. Queste abitudini riducono l'attesa tra l'invio e la ricezione del pagamento:

1. 1Inviala lo stesso giorno. Fattura non appena il lavoro è consegnato, mentre è ancora fresco nella mente del cliente.
2. 2Indica una data di scadenza reale. Una data come l'8 ottobre viene pagata prima della frase 30 giorni.
3. 3Rendi il pagamento semplice. Elenca i metodi di pagamento accettati: ACH o bonifico bancario, Zelle, assegno o carta. Includi i dati necessari per ciascuno.
4. 4Fai corrispondere la loro documentazione. Includi il numero dell'ordine d'acquisto del cliente e indirizza la fattura alla persona o al reparto che approva il pagamento.
5. 5Fai un sollecito gentile. Un breve promemoria qualche giorno prima della scadenza, e un altro il giorno dopo, ti tengono in cima alla lista.
6. 6Conserva la tua copia. La tua fattura resta salvata nel tuo account, così puoi riaprirla, modificarla e riscaricarla in qualsiasi momento.

Qual è la differenza tra fattura, preventivo e ricevuta?

Questi documenti si somigliano ma svolgono funzioni diverse, e i clienti se ne accorgono quando arriva quello sbagliato.

• Un preventivo o stima arriva prima del lavoro. Propone un prezzo e non è una richiesta di pagamento.
• Una fattura arriva dopo il lavoro, o a una fase concordata. Elenca ciò che è stato consegnato e chiede il pagamento entro una data di scadenza.
• Una ricevuta arriva dopo il pagamento. Conferma l'importo ricevuto e la data.

Se hai fatto un preventivo per il lavoro, trasformalo nella tua fattura: riutilizza le stesse voci e indica il numero del preventivo così il cliente può farli corrispondere.

Come fatturo come lavoratore autonomo o contractor indipendente?

Fattura come farebbe un'azienda: il tuo nome o nome dell'attività, il cliente, un numero univoco, il lavoro dettagliato e i termini di pagamento. Come freelance o contractor indipendente, le tue fatture sono anche il registro del tuo reddito da lavoro autonomo, e accanto ad esse ci sono due moduli IRS:

• Modulo W-9: un'azienda che ti paga può chiederti il W-9 prima di saldare la prima fattura. Fornisce loro il tuo nome, indirizzo e numero di identificazione fiscale.
• Modulo 1099-NEC: un cliente che ti paga 600 dollari o più in un anno lo dichiara all'IRS con un 1099-NEC e te ne invia una copia a gennaio.

Usa lo stesso nome dell'attività e lo stesso Tax ID sulle tue fatture e sul tuo W-9, così il 1099 del cliente corrisponde ai tuoi registri. Fattura il lavoro a ore usando le ore come quantità e la tua tariffa come prezzo unitario; fattura il lavoro a progetto come una singola riga con quantità pari a uno.

Per quanto tempo devo conservare le fatture ai fini fiscali?

L'IRS ha generalmente tre anni dalla data di presentazione per verificare una dichiarazione, quindi conserva ogni fattura per almeno tre anni. Conservale più a lungo in questi casi:

• Sei anni se hai dichiarato un reddito inferiore di oltre il 25%, poiché l'IRS può risalire fino a quel punto.
• Sette anni per le fatture legate a un credito inesigibile che hai stralciato.
• A tempo indeterminato per le fatture che documentano il costo di attrezzature o beni che possiedi ancora e ammortizzi.

Le copie digitali sono accettate. Le tue fatture restano nel tuo account lumr, e i PDF scaricati possono essere archiviati insieme ai tuoi registri contabili.

Posso modificare una fattura dopo averla creata?

Sì, finché non la invii. Riapri la fattura dal tuo account, modifica qualsiasi campo, aggiungi o rimuovi voci, e scarica un nuovo PDF. I totali si ricalcolano mentre digiti. Puoi compilarla in due modi: la modalità guidata pone una domanda alla volta, oppure apri la visualizzazione del documento e digita direttamente nei campi sulla pagina.

• Scegli una valuta per la fattura: USD, EUR, GBP, CAD o AUD.
• Le fatture lunghe si estendono su pagine aggiuntive, con i totali fissati sull'ultima pagina.
• Una volta che il cliente ha ricevuto la fattura, non sovrascriverla. Emetti una fattura corretta con un nuovo numero, oppure una nota di credito, così entrambe le contabilità restano allineate.
• La tua fattura viene creata in inglese e salvata nel tuo account, pronta per essere riutilizzata per il prossimo lavoro.