Remplir le formulaire W-9 en ligne

Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 ?

Le formulaire W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, est un document de l'IRS utilisé pour communiquer votre numéro d'identification du contribuable (TIN) à une personne ou une entreprise qui va vous payer. Il est le plus souvent demandé aux travailleurs indépendants, aux prestataires indépendants et aux fournisseurs.

Le payeur utilise les informations de votre W-9 pour déclarer à l'IRS les sommes qu'il vous a versées, généralement sur un formulaire 1099 en fin d'année. La version actuelle est celle marquée Rév. mars 2024, et c'est le modèle chargé ici.

À quoi sert un formulaire W-9 ?

Remplir un W-9 est essentiel pour une documentation fiscale exacte. Voici à quoi il sert :

• Communiquer votre numéro d'identification du contribuable aux entités qui vous paient.
• Certifier votre statut de personne américaine (U.S. person) à des fins fiscales.
• Confirmer si vous êtes exempté de la retenue de garantie (backup withholding). Sans cela, un payeur peut retenir 24 % de votre paiement.

Quelles informations sont requises ?

Avant de commencer, préparez les éléments suivants :

• Votre nom légal complet, tel qu'il figure sur votre déclaration de revenus.
• Le nom de votre entreprise ou de votre entité ignorée (disregarded entity), s'il est différent.
• Votre classification fiscale fédérale (particulier, entrepreneur individuel, LLC, société ou partenariat).
• Votre adresse postale.
• Votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou votre numéro d'identification d'employeur (EIN).

Comment remplir un W-9

Ouvrez le formulaire ci-dessus et complétez-le ligne par ligne :

• Ligne 1 : saisissez votre nom.
• Ligne 2 : saisissez un nom d'entreprise si vous en avez un.
• Ligne 3 : cochez la case correspondant à votre classification fiscale.
• Ligne 4 : ajoutez des codes d'exemption uniquement s'ils s'appliquent à vous.
• Lignes 5 et 6 : saisissez votre adresse, votre ville, votre État et votre code postal.
• Partie I : saisissez votre SSN ou votre EIN.
• Partie II : signez et datez pour certifier les informations.

L'éditeur vous guide champ par champ, afin que vous ne manquiez aucune case obligatoire.

Qui doit en remplir un ?

Vous remplissez généralement un W-9 lorsqu'une entreprise a besoin de vos informations de contribuable pour déclarer des paiements à l'IRS. Les situations courantes incluent :

• Travailler en tant que travailleur indépendant ou prestataire indépendant.
• Fournir des services en tant que fournisseur ou consultant.
• Percevoir des intérêts, des dividendes ou d'autres revenus déclarables.
• Ouvrir certains comptes financiers.

Quand n'est-il pas requis ?

Vous n'avez pas besoin d'envoyer un W-9 à quelqu'un qui ne vous paie pas, et vous devez être prudent quant à son partage. Une demande légitime provient d'un client, d'un payeur ou d'un établissement financier avec lequel vous faites réellement affaire. Si vous êtes salarié, vous remplissez plutôt un formulaire W-4, et non un W-9.

Quand un W-9 doit-il être remis ?

Il n'y a pas de date limite fixe de l'IRS pour un W-9. Vous le fournissez chaque fois qu'un payeur le demande, idéalement avant qu'il n'effectue le premier paiement. Le renvoyer rapidement aide le payeur à émettre un formulaire 1099 exact et évite la retenue de garantie sur vos paiements.

Où obtenir un W-9 vierge

Un W-9 vierge et à jour est un document du domaine public publié par l'IRS. Vous pouvez utiliser le modèle officiel Rév. mars 2024 chargé sur cette page, le remplir et le télécharger sans visiter aucun site gouvernemental ni créer de compte.

Comment le signer en ligne

Vous pouvez signer votre W-9 électroniquement directement dans l'éditeur. Dessinez, saisissez ou importez votre signature, placez-la dans la Partie II, ajoutez la date, et votre certification est terminée. Le PDF signé est prêt à être envoyé.

Où l'envoyer

Envoyez votre W-9 complété directement à la personne ou à l'entreprise qui l'a demandé, jamais à l'IRS. Partagez-le via un canal sécurisé fourni par le demandeur, comme un e-mail chiffré ou un portail de documents, car le formulaire contient des informations sensibles.

Doclio n'est pas affilié à l'IRS. Le formulaire W-9 est un document du domaine public de l'U.S. Internal Revenue Service.