Créez une facture professionnelle en quelques minutes

Comment faire une facture ?

Faire une facture prend cinq étapes. Ce générateur de factures vous guide à travers chacune d'elles et fait les calculs pour vous.

1. 1Ajoutez les informations de votre entreprise. Nom, adresse, téléphone, e-mail, et Tax ID ou EIN. Téléchargez votre logo si vous en avez un.
2. 2Ajoutez votre client. L'entreprise ou la personne qui paie, à l'adresse utilisée par son équipe comptable.
3. 3Définissez le numéro de facture et les dates. Un numéro unique, la date de la facture, la date d'échéance, et le numéro de bon de commande du client s'il vous en a donné un.
4. 4Listez vos lignes de facturation. Une ligne par produit ou service avec une description, une quantité et un prix unitaire. Le montant, le sous-total, la taxe de vente et le total se calculent automatiquement.
5. 5Ajoutez les modalités de paiement et téléchargez. Indiquez comment et quand payer, ajoutez une note, et téléchargez le PDF final à envoyer par e-mail à votre client.

Que doit contenir une facture ?

Une facture est une demande de paiement qui liste ce que vous avez livré et ce que le client doit. Aux États-Unis, il n'existe pas de formulaire officiel pour cela, mais les clients et leurs logiciels de comptabilité attendent les mêmes éléments à chaque fois :

• Vos informations d'entreprise : nom légal ou commercial, adresse, téléphone, e-mail, et votre Tax ID ou EIN.
• Les informations de votre client : le nom et l'adresse sous lesquels le paiement sera enregistré.
• Un numéro de facture unique et la date de la facture.
• Une date d'échéance et les modalités de paiement associées.
• Des lignes de facturation détaillées : une description, une quantité, un prix unitaire et un montant pour chaque produit ou service.
• Sous-total, taxe de vente et total afin que le montant dû soit sans ambiguïté.
• Comment payer : coordonnées bancaires, moyens de paiement acceptés, ou un lien de paiement.
• Modalités et notes : pénalités de retard, garanties, ou simplement un mot de remerciement.

Ce modèle de facture couvre tous ces champs, il ne vous reste donc qu'à remplir les détails.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture et comment l'attribuer ?

Un numéro de facture est l'identifiant unique d'une facture. Il permet de garder vos registres en ordre, permet à un client de se référer à une facture précise, et montre à l'IRS une séquence continue en cas de contrôle. N'importe quel système fonctionne tant que chaque numéro est unique et jamais réutilisé. Modèles courants :

• Séquentiel : 001, 002, 003. Simple, et le moyen le plus facile de prouver qu'aucune facture ne manque.
• Préfixe annuel : INV-2026-001. Se réinitialise chaque année et indique en un coup d'œil quand le travail a été effectué.
• Code client : ACME-014. Utile lorsque vous facturez les mêmes clients mois après mois.

Quel que soit le modèle choisi, écrivez-le de la même façon sur la facture, dans votre comptabilité et dans l'e-mail que vous envoyez. Des numéros cohérents facilitent grandement la période fiscale et tout litige de paiement.

Quelles modalités de paiement indiquer sur une facture ?

Les modalités de paiement indiquent au client quand l'argent est dû. Précisez-les sur chaque facture : sans elles, la plupart des clients appliquent leur propre calendrier. Les modalités les plus courantes aux États-Unis :

• Paiement à réception : le paiement est attendu dès que le client reçoit la facture. Courant pour les missions ponctuelles et les petits montants.
• Net 15, Net 30, Net 60 : le paiement est dû 15, 30 ou 60 jours après la date de la facture. Net 30 est la modalité standard pour les échanges interentreprises aux États-Unis.
• 2/10 Net 30 : le client peut bénéficier d'une remise de 2 % s'il paie sous 10 jours, sinon le montant total est dû sous 30 jours. Ce modèle ne calcule pas les remises : indiquez le montant réduit dans vos notes.
• Acompte ou jalons : une partie du total est facturée en amont ou à des étapes convenues, typique pour la construction et les grands projets.

Pour les nouveaux clients et les petites entreprises, Net 15 ou le paiement à réception maintiennent la trésorerie. Proposez Net 30 aux clients réguliers qui le demandent.

Combien de temps un client a-t-il pour payer une facture ?

Aussi longtemps que le prévoient vos modalités de paiement. Il n'existe aucun délai fédéral pour le paiement d'une facture privée : c'est la date d'échéance indiquée sur la facture, ou le contrat sous-jacent, qui fait foi. Si la facture ne précise aucune modalité, les tribunaux considèrent généralement que le paiement est dû dans un délai raisonnable, d'où l'intérêt de toujours imprimer une date d'échéance.

• Pénalités de retard et intérêts sont autorisés dans la plupart des États si le client les a acceptés à l'avance. Beaucoup d'États plafonnent le taux, donc vérifiez le vôtre avant de facturer plus d'environ 1 % à 1,5 % par mois.
• Les travaux publics et la construction sont souvent couverts par des lois d'État sur le paiement rapide qui fixent un délai et des intérêts en cas de retard.
• Les factures impayées peuvent être poursuivies devant un tribunal des petites créances, généralement pour des montants allant jusqu'à quelques milliers de dollars selon l'État, ou transmises à une agence de recouvrement.

Indiquez votre politique de pénalités de retard dans la section des modalités et conditions afin qu'elle figure sur la facture elle-même.

Dois-je facturer une taxe de vente sur une facture ?

Aux États-Unis, la taxe de vente est fixée par les États, les comtés et les villes, non par le gouvernement fédéral. Le fait de devoir la collecter dépend de ce que vous vendez et d'où se trouve votre client :

• Les biens physiques sont taxables dans presque tous les États appliquant une taxe de vente.
• Les services sont exonérés dans de nombreux États, mais plusieurs États taxent des services spécifiques comme les réparations, l'installation ou les produits numériques. Les règles évoluent, vérifiez donc les vôtres.
• Les clients hors État peuvent déclencher une taxation dans leur État une fois que vos ventes y dépassent le seuil de cet État.
• Cinq États n'ont pas de taxe de vente au niveau de l'État : l'Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l'Oregon. Certaines localités d'Alaska appliquent tout de même une taxe locale.

Saisissez votre taux combiné d'État et local dans le champ de taxe de vente, et la facture calcule pour vous le montant de la taxe et le total. Laissez le taux à zéro lorsqu'aucune taxe ne s'applique. lumr ne détermine pas vos obligations fiscales : consultez le service des impôts de votre État ou un professionnel de la fiscalité en cas de doute.

Puis-je envoyer une facture sans entreprise enregistrée ni EIN ?

Oui. Aux États-Unis, n'importe qui peut facturer un travail qu'il a effectué. Si vous n'avez pas formé de LLC ni de société, vous êtes par défaut un entrepreneur individuel et pouvez facturer sous votre propre nom.

• Nom : utilisez votre nom légal, ou votre nom commercial si vous avez enregistré un DBA auprès de votre État ou comté.
• Tax ID : un EIN est facultatif pour un entrepreneur individuel sans employé, mais il évite de faire apparaître votre numéro de sécurité sociale sur les factures et les W-9. L'IRS délivre des EIN en ligne en quelques minutes.
• Paiements : un compte bancaire personnel est légal, mais un compte professionnel distinct simplifie grandement la comptabilité et la période fiscale.

Laissez la ligne Tax ID vide si vous ne souhaitez pas en imprimer un : le client peut demander un W-9 s'il en a besoin.

Une facture est-elle un document juridiquement contraignant ?

Une facture seule n'est pas un contrat : c'est une demande formelle de paiement dans le cadre d'un accord déjà existant. Cet accord peut être un contrat signé, un devis accepté, un bon de commande, ou même un échange d'e-mails. La facture devient une preuve solide de cet accord et du montant dû.

• Avant le travail, faites convenir la portée et le prix par écrit, même brièvement. La facture doit les refléter.
• Sur la facture, reprenez les modalités clés : date d'échéance, pénalité de retard, et ce qui a été livré.
• Après l'envoi, conservez une copie et la confirmation de livraison. Ensemble, ce sont les éléments qu'un tribunal ou une agence de recouvrement examinera.

Comment être payé plus vite sur une facture ?

Une facture claire est la première étape. Ces habitudes raccourcissent le délai entre l'envoi et la réception de l'argent :

1. 1Envoyez-la le jour même. Facturez dès que le travail est livré, pendant qu'il est encore frais dans l'esprit du client.
2. 2Indiquez une vraie date d'échéance. Une date comme le 8 octobre est payée plus vite que la mention 30 jours.
3. 3Facilitez le paiement. Listez les moyens de paiement que vous acceptez : ACH ou virement bancaire, Zelle, chèque, ou carte. Incluez les coordonnées nécessaires pour chacun.
4. 4Alignez-vous sur leurs documents. Incluez le numéro de bon de commande du client et adressez la facture à la personne ou au service qui approuve le paiement.
5. 5Relancez poliment. Un court rappel quelques jours avant l'échéance, puis un autre le lendemain, vous garde en haut de la pile.
6. 6Gardez votre copie. Votre facture reste enregistrée dans votre compte afin que vous puissiez la rouvrir, l'ajuster et la retélécharger à tout moment.

Quelle est la différence entre une facture, un devis et un reçu ?

Ces documents se ressemblent mais remplissent des rôles différents, et les clients remarquent quand le mauvais document arrive.

• Un devis ou une estimation vient avant le travail. Il propose un prix et n'est pas une demande de paiement.
• Une facture vient après le travail, ou à un jalon convenu. Elle liste ce qui a été livré et demande le paiement avant une date d'échéance.
• Un reçu vient après le paiement. Il confirme le montant reçu et la date.

Si vous avez établi un devis pour ce travail, transformez-le en facture : réutilisez les mêmes lignes de facturation et notez le numéro du devis pour que le client puisse les faire correspondre.

Comment facturer en tant que travailleur indépendant ?

Facturez comme le ferait une entreprise : votre nom ou nom commercial, le client, un numéro unique, le travail détaillé, et les modalités de paiement. En tant que freelance ou travailleur indépendant, vos factures constituent aussi le registre de vos revenus de travailleur autonome, et deux formulaires de l'IRS les accompagnent :

• Formulaire W-9 : une entreprise qui vous paie peut demander votre W-9 avant de régler la première facture. Il lui fournit votre nom, votre adresse et votre numéro d'identification fiscale.
• Formulaire 1099-NEC : un client qui vous verse 600 dollars ou plus sur une année le déclare à l'IRS via un 1099-NEC et vous en envoie une copie en janvier.

Utilisez le même nom commercial et le même Tax ID sur vos factures que sur votre W-9, afin que le 1099 du client corresponde à vos registres. Facturez le travail à l'heure avec les heures comme quantité et votre taux comme prix unitaire ; facturez le travail au projet en une seule ligne avec une quantité de un.

Combien de temps dois-je conserver mes factures pour les impôts ?

L'IRS dispose généralement de trois ans à partir de la date de dépôt pour contrôler une déclaration, conservez donc chaque facture au moins trois ans. Conservez-les plus longtemps dans ces cas :

• Six ans si vous avez sous-déclaré vos revenus de plus de 25 %, car l'IRS peut remonter jusque-là.
• Sept ans pour les factures liées à une créance irrécouvrable que vous avez passée en perte.
• Indéfiniment pour les factures documentant le coût d'un équipement ou d'un bien que vous possédez et amortissez encore.

Les copies numériques sont acceptées. Vos factures restent dans votre compte lumr, et les PDF téléchargés peuvent être classés avec vos documents comptables.

Puis-je modifier une facture après l'avoir créée ?

Oui, jusqu'à ce que vous l'envoyiez. Rouvrez la facture depuis votre compte, modifiez n'importe quel champ, ajoutez ou supprimez des lignes de facturation, et téléchargez un nouveau PDF. Les totaux se recalculent au fur et à mesure que vous saisissez. Vous pouvez la remplir de deux façons : le mode guidé pose une question à la fois, ou vous ouvrez la vue du document et saisissez directement dans les champs de la page.

• Choisissez une devise pour la facture : USD, EUR, GBP, CAD ou AUD.
• Les factures longues se répartissent sur des pages supplémentaires, les totaux restant fixés sur la dernière page.
• Une fois que le client a reçu la facture, ne l'écrasez pas. Émettez une facture corrigée avec un nouveau numéro, ou une note de crédit, afin que les deux comptabilités restent synchronisées.
• Votre facture est créée en anglais et enregistrée dans votre compte, prête à être réutilisée pour la prochaine mission.