Remplir le formulaire I-9 en ligne

Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?

Le formulaire I-9, Employment Eligibility Verification, est un document des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) utilisé pour confirmer qu'un travailleur est autorisé à travailler aux États-Unis. Chaque salarié embauché aux États-Unis, citoyen comme non-citoyen, doit en remplir un.

L'employé remplit et signe la Section 1, et l'employeur vérifie les documents d'identité et d'autorisation de travail puis complète la Section 2. Le modèle chargé ici est Form I-9 Edition 01/20/25, identifié par l'OMB Expiration Date 05/31/2027 imprimée en haut du formulaire.

À quoi sert le formulaire I-9 ?

Remplir un I-9 est une obligation légale pour toute embauche aux États-Unis. Voici à quoi il sert :

• Vérifier l'identité de chaque salarié nouvellement embauché.
• Confirmer que le salarié est légalement autorisé à travailler aux États-Unis.
• Constituer le dossier que l'employeur doit conserver et présenter si le gouvernement le demande. Le formulaire n'est pas déposé auprès de l'USCIS.

Qui doit remplir le formulaire I-9 ?

Le salarié et l'employeur ont chacun un rôle à jouer. Vous remplissez un I-9 lorsque :

• Vous êtes embauché pour un emploi aux États-Unis, que vous soyez citoyen ou non-citoyen autorisé à travailler.
• Vous êtes un employeur qui embauche une personne pour un emploi aux États-Unis, y compris pour un travail temporaire ou à temps partiel.
• Un salarié existant est réembauché ou nécessite une nouvelle vérification, à l'aide du Supplement B.

Les travailleurs indépendants et les bénévoles non rémunérés ne remplissent généralement pas de I-9.

Section 1, Section 2 et les suppléments

Le formulaire I-9 est divisé en parties remplies par différentes personnes :

• Section 1, Employee Information and Attestation : remplie et signée par le salarié.
• Section 2, Employer Review and Verification : remplie par l'employeur après examen des documents du salarié.
• Supplement A : utilisé lorsqu'un préparateur ou un traducteur aide le salarié à remplir la Section 1.
• Supplement B : utilisé pour une nouvelle vérification ou lors de la réembauche d'un ancien salarié.

Documents acceptables (List A, B et C)

Pour prouver son identité et son autorisation de travail, un salarié présente soit un document de la List A, soit un document de la List B accompagné d'un document de la List C :

• La List A établit à la fois l'identité et l'autorisation de travail, par exemple un passeport américain, une carte de résident permanent ou un Employment Authorization Document.
• La List B établit uniquement l'identité, par exemple un permis de conduire d'un État ou une carte d'identité délivrée par le gouvernement.
• La List C établit uniquement l'autorisation de travail, par exemple une carte de sécurité sociale ou un acte de naissance.

Le salarié choisit les documents acceptables qu'il présente. Un employeur ne peut pas exiger des documents précis.

Comment remplir le formulaire I-9

Ouvrez le formulaire ci-dessus et parcourez la Section 1 ligne par ligne :

• Saisissez votre nom de famille légal, votre prénom et l'initiale de votre deuxième prénom, ainsi que tout autre nom de famille utilisé.
• Ajoutez votre adresse, votre date de naissance et, si vous en avez un, votre numéro de sécurité sociale américain (SSN), votre e-mail et votre téléphone.
• Cochez une case pour attester de votre citoyenneté ou de votre statut d'immigration.
• Si vous êtes résident permanent légal ou non-citoyen autorisé, ajoutez le numéro USCIS, le A-Number ou les autres informations requises.
• Signez et datez la Section 1 pour compléter votre attestation.
• Si quelqu'un vous a aidé à le remplir, cette personne complète le Supplement A.

Votre employeur complète la Section 2 après avoir examiné vos documents. L'éditeur vous guide champ par champ, pour que vous n'oubliiez aucune case obligatoire.

Quand le formulaire I-9 est-il dû ?

Le I-9 comporte deux délais stricts. Le salarié doit remplir et signer la Section 1 au plus tard le premier jour de travail, mais pas avant d'avoir accepté une offre d'emploi. L'employeur doit compléter la Section 2 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail du salarié.

Les employeurs doivent également conserver chaque I-9 pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après la fin de l'emploi, selon la date la plus tardive.

Où obtenir un formulaire I-9 vierge

Un Form I-9 vierge est un document du domaine public publié par l'USCIS. Vous pouvez utiliser le modèle officiel chargé sur cette page (Expiration Date: 05/31/2027), le remplir et le télécharger sans visiter de site gouvernemental ni créer de compte.

Comment le signer en ligne

Vous pouvez signer votre I-9 électroniquement directement dans l'éditeur. Dessinez, saisissez ou téléversez votre signature, placez-la dans la case de signature de la Section 1, ajoutez la date, et votre attestation est complète. Le PDF signé est prêt à être remis à votre employeur.

Où l'envoyer et combien de temps le conserver

Le formulaire I-9 n'est jamais envoyé à l'USCIS ni à aucune agence gouvernementale. Le formulaire complété reste chez l'employeur, qui le conserve et ne le présente que si un agent gouvernemental autorisé demande une inspection.

Doclio n'est pas affilié à l'USCIS ni au Department of Homeland Security. Le formulaire I-9 est un document du domaine public des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis.