Rellena el Formulario W-2 en línea

¿Qué es un formulario W-2?

El Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos, es un documento del IRS que un empleador presenta para informar de los salarios pagados a un empleado y los impuestos retenidos de esos salarios durante el año. El empleador envía copias al empleado y a la Administración del Seguro Social (SSA).

Los empleados usan el W-2 para preparar su declaración de impuestos sobre la renta. La versión cargada aquí es el Formulario W-2 de 2026, la plantilla que se usa para informar de los salarios pagados en el año fiscal 2026.

¿Para qué se usa un formulario W-2?

El W-2 conecta lo que ganó un empleado con lo que ya se pagó en impuestos. Esto es lo que hace:

• Informa del total de salarios, propinas y otra compensación pagada durante el año.
• Informa del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare retenidos.
• Informa de los salarios y el impuesto estatal y local retenidos en las casillas 15 a 20.
• Da al empleado las cifras que necesita para presentar una declaración de impuestos precisa.

¿Qué significan las casillas de un W-2?

Cada casilla numerada y con letra informa de una cifra específica:

• Casillas a a f: el SSN del empleado y el EIN, el nombre y la dirección del empleador.
• Casilla 1: salarios, propinas y otra compensación gravable.
• Casilla 2: impuesto federal sobre la renta retenido.
• Casillas 3 y 4: salarios del Seguro Social y el impuesto del Seguro Social retenido.
• Casillas 5 y 6: salarios de Medicare y el impuesto de Medicare retenido.
• Casilla 12: importes codificados, como las aportaciones a la jubilación, indicados con la letra de código correspondiente.
• Casilla 13: casillas de verificación para empleado estatutario, plan de jubilación y pago por enfermedad de un tercero.
• Casillas 15 a 20: salarios estatales y locales, el número de identificación estatal del empleador y el impuesto estatal y local retenido.

¿Qué información se necesita?

Antes de empezar, ten lo siguiente a mano:

• El nombre, la dirección y el Número de Identificación del Empleador (EIN) del empleador.
• El nombre completo, la dirección y el Número de Seguro Social (SSN) del empleado.
• El total de salarios, propinas y otra compensación pagada durante el año.
• El impuesto federal, del Seguro Social y de Medicare retenido.
• Cualquier salario e impuesto estatal y local retenido.

Cómo rellenar un W-2

Abre el formulario de arriba y complétalo casilla por casilla:

• Casillas a a f: introduce el SSN del empleado y el EIN, el nombre y la dirección del empleador.
• Casillas 1 y 2: introduce el total de salarios gravables y el impuesto federal sobre la renta retenido.
• Casillas 3 a 6: introduce los salarios del Seguro Social y de Medicare y el impuesto retenido de cada uno.
• Casilla 12: añade cualquier importe codificado con la letra de código correcta.
• Casilla 13: marca las casillas que correspondan al empleado.
• Casillas 15 a 20: introduce los datos estatales y locales si corresponden.

El editor te guía campo por campo, así que puedes revisar cada casilla antes de descargarlo.

¿Quién tiene que rellenar uno?

Los empleadores completan un W-2 por cada empleado al que pagaron durante el año. Por lo general necesitas uno cuando:

• Pagaste salarios a un empleado, incluso si no se retuvo ningún impuesto.
• Retuviste impuesto sobre la renta, del Seguro Social o de Medicare del pago de un empleado.
• Necesitas dar a un empleado una declaración corregida.
• Estás reconstruyendo una copia para tus propios registros de nómina.

Un empleado que solo recibe un W-2 no lo rellena. Si en cambio te pagan como contratista independiente, tu cliente informa de tu pago en un Formulario 1099-NEC, no en un W-2.

¿Cuándo vence un W-2?

Los empleadores deben entregar a cada empleado su W-2 y presentar la Copia A ante la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero del año siguiente a aquel en que se pagaron los salarios. El mismo plazo del 31 de enero se aplica tanto si presentas en papel como electrónicamente.

Dónde conseguir un W-2 en blanco

Un W-2 en blanco y actual es un documento de dominio público publicado por el IRS. Puedes usar la plantilla oficial de 2026 cargada en esta página, rellenarla y descargarla sin visitar ningún sitio del gobierno ni crear una cuenta.

Cómo entender las copias del W-2

Un W-2 viene en varias copias, cada una con un destino diferente: la Copia A para la Administración del Seguro Social, la Copia 1 para el departamento de impuestos estatal o local, y las Copias B, C y 2 para el empleado, para sus registros federales, personales y estatales.

La Copia A se imprime en rojo porque la versión oficial en papel que se presenta ante la SSA debe ser el formulario escaneable de tinta roja o presentarse electrónicamente. Usa esta página para preparar y revisar el formulario y para producir las copias que entregas a los empleados y guardas para tus registros.

Dónde enviarlo

Entrega las copias del empleado directamente a tu empleado y guarda una para tus registros. Presenta la Copia A ante la Administración del Seguro Social, no ante el IRS, y envía cualquier copia estatal a tu departamento de impuestos estatal antes del plazo.

Doclio no está afiliado al IRS ni a la SSA. El Formulario W-2 es un documento de dominio público del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos.