Crea una factura profesional en minutos

¿Cómo hago una factura?

Hacer una factura toma cinco pasos. Este generador de facturas te guía en cada uno y hace los cálculos por ti.

1. 1Agrega los datos de tu negocio. Nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y Tax ID o EIN. Sube tu logo si tienes uno.
2. 2Agrega a tu cliente. La empresa o persona que paga, con la dirección que usa su equipo de contabilidad.
3. 3Establece el número de factura y las fechas. Un número único, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento y el número de orden de compra del cliente, si te lo dio.
4. 4Enumera tus partidas. Una fila por producto o servicio con descripción, cantidad y precio unitario. El importe, el subtotal, el impuesto sobre ventas y el total se calculan automáticamente.
5. 5Agrega los términos de pago y descarga. Indica cómo y cuándo se paga, añade una nota y descarga el PDF final para enviarlo por correo a tu cliente.

¿Qué debe incluir una factura?

Una factura es una solicitud de pago que detalla lo que entregaste y lo que el cliente debe. En Estados Unidos no existe un formulario del gobierno para esto, pero los clientes y su software de contabilidad esperan los mismos elementos cada vez:

• Los datos de tu negocio: nombre legal o comercial, dirección, teléfono, correo electrónico y tu Tax ID o EIN.
• Los datos de tu cliente: el nombre y la dirección bajo los que se registrará el pago.
• Un número de factura único y la fecha de la factura.
• Una fecha de vencimiento y los términos de pago que la respaldan.
• Partidas detalladas: una descripción, cantidad, precio unitario e importe por cada producto o servicio.
• Subtotal, impuesto sobre ventas y total para que el monto adeudado quede claro.
• Cómo pagar: datos de transferencia bancaria, métodos de pago aceptados o un enlace de pago.
• Términos y notas: recargos por atraso, garantías o un simple agradecimiento.

Esta plantilla de factura cubre todos estos campos, así que solo tienes que completar los datos.

¿Qué es un número de factura y cómo lo asigno?

Un número de factura es el identificador único de una cuenta por cobrar. Mantiene tus registros en orden, permite que un cliente se refiera a una factura específica y le muestra al IRS una secuencia sin interrupciones si te llegan a auditar. Cualquier sistema funciona mientras cada número sea único y nunca se reutilice. Patrones comunes:

• Secuencial: 001, 002, 003. Simple, y la forma más fácil de demostrar que no falta ninguna factura.
• Prefijo de año: INV-2026-001. Se reinicia cada año y te indica de un vistazo cuándo se hizo el trabajo.
• Código de cliente: ACME-014. Útil cuando facturas a los mismos clientes mes tras mes.

Elijas el patrón que elijas, escríbelo de la misma forma en la factura, en tu contabilidad y en el correo que envías. Los números consistentes facilitan mucho la temporada de impuestos y cualquier disputa de pago.

¿Qué términos de pago debo poner en una factura?

Los términos de pago le indican al cliente cuándo vence el dinero. Indícalos en cada factura, porque sin ellos la mayoría de los clientes asumen su propio calendario. Los términos más comunes en Estados Unidos:

• Pago al recibir (due on receipt): se espera el pago tan pronto el cliente recibe la factura. Común para trabajos puntuales y montos pequeños.
• Net 15, Net 30, Net 60: el pago vence 15, 30 o 60 días después de la fecha de la factura. Net 30 es el término estándar para trabajos entre empresas en Estados Unidos.
• 2/10 Net 30: el cliente puede tomar un descuento del 2% si paga dentro de 10 días; de lo contrario, el monto completo vence en 30. Esta plantilla no calcula descuentos, así que indica el monto con descuento en tus notas.
• Depósito o por hitos: parte del total se factura por adelantado o en etapas acordadas, típico en construcción y proyectos grandes.

Para clientes nuevos y negocios pequeños, Net 15 o pago al recibir mantiene el flujo de caja. Ofrece Net 30 a clientes establecidos que lo soliciten.

¿Cuánto tiempo tiene un cliente para pagar una factura?

El tiempo que indiquen tus términos de pago. No hay un plazo federal para pagar una factura privada; lo que cuenta es la fecha de vencimiento en la factura, o el contrato detrás de ella. Si la factura no indica términos, los tribunales generalmente tratan el pago como debido dentro de un plazo razonable, por lo que siempre debes imprimir una fecha de vencimiento.

• Recargos por atraso e intereses están permitidos en la mayoría de los estados si el cliente los aceptó de antemano. Muchos estados limitan la tasa, así que revisa la de tu estado antes de cobrar más de aproximadamente 1% a 1.5% mensual.
• El trabajo con el gobierno y la construcción suele estar cubierto por leyes estatales de pago puntual que fijan un plazo e intereses por pago tardío.
• Las facturas impagas pueden reclamarse en la corte de reclamos menores, generalmente por montos de hasta unos pocos miles de dólares según el estado, o enviarse a cobranza.

Incluye tu política de recargos por atraso en la sección de términos y condiciones para que quede en la propia factura.

¿Tengo que cobrar impuesto sobre ventas en una factura?

En Estados Unidos, el impuesto sobre ventas lo establecen los estados, condados y ciudades, no el gobierno federal. Si debes cobrarlo depende de qué vendes y de dónde está tu cliente:

• Los bienes físicos son gravables en casi todos los estados que tienen impuesto sobre ventas.
• Los servicios están exentos en muchos estados, pero varios estados gravan servicios específicos como reparaciones, instalación o productos digitales. Las reglas cambian, así que confirma las de tu estado.
• Los clientes fuera del estado pueden generar impuesto en su estado una vez que tus ventas allí superen el umbral de ese estado.
• Cinco estados no tienen impuesto sobre ventas estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon. Algunas localidades de Alaska aún cobran un impuesto local.

Ingresa tu tasa combinada estatal y local en el campo de impuesto sobre ventas y la factura calcula el monto del impuesto y el total por ti. Deja la tasa en cero cuando no aplique ningún impuesto. lumr no determina tus obligaciones fiscales; consulta con el departamento de ingresos de tu estado o con un profesional de impuestos si tienes dudas.

¿Puedo enviar una factura sin un negocio registrado o un EIN?

Sí. En Estados Unidos cualquiera puede facturar por el trabajo que realizó. Si no has formado una LLC o corporación, eres un propietario único (sole proprietor) por defecto y puedes facturar con tu propio nombre.

• Nombre: usa tu nombre legal, o tu nombre comercial si registraste un DBA con tu estado o condado.
• Tax ID: un EIN es opcional para un propietario único sin empleados, pero mantiene tu número de Seguro Social fuera de facturas y W-9. El IRS emite EIN en línea en minutos.
• Pagos: una cuenta bancaria personal es legal, pero una cuenta de negocio separada facilita mucho la contabilidad y la temporada de impuestos.

Deja en blanco la línea de Tax ID si no quieres imprimir uno; el cliente puede solicitar un W-9 si lo necesita.

¿Es una factura un documento legalmente vinculante?

Una factura por sí sola no es un contrato; es una solicitud formal de pago bajo un acuerdo que ya existe. Ese acuerdo puede ser un contrato firmado, una cotización aceptada, una orden de compra o incluso un intercambio de correos electrónicos. La factura se convierte en evidencia sólida de ese acuerdo y del monto adeudado.

• Antes del trabajo, acuerda el alcance y el precio por escrito, aunque sea de forma breve. La factura debe reflejarlo.
• En la factura, repite los términos clave: fecha de vencimiento, recargo por atraso y lo que se entregó.
• Después de enviarla, guarda una copia y la confirmación de entrega. Juntas son lo que revisará un tribunal o una agencia de cobranza.

¿Cómo cobro más rápido una factura?

Una factura clara es el primer paso. Estos hábitos acortan la espera entre enviarla y recibir el dinero:

1. 1Envíala el mismo día. Factura tan pronto se entregue el trabajo, mientras está fresco en la mente del cliente.
2. 2Indica una fecha de vencimiento real. Una fecha como 8 de octubre se paga antes que la frase 30 días.
3. 3Facilita el pago. Enumera las formas en que aceptas el pago: ACH o transferencia bancaria, Zelle, cheque o tarjeta. Incluye los datos necesarios para cada una.
4. 4Ajústate a su papeleo. Incluye el número de orden de compra del cliente y dirige la factura a la persona o departamento que aprueba el pago.
5. 5Da seguimiento con cortesía. Un recordatorio breve unos días antes de la fecha de vencimiento, y otro al día siguiente, te mantiene entre las prioridades.
6. 6Guarda tu copia. Tu factura queda guardada en tu cuenta para que puedas reabrirla, ajustarla y descargarla de nuevo en cualquier momento.

¿Cuál es la diferencia entre una factura, una cotización y un recibo?

Estos documentos se parecen pero cumplen funciones distintas, y los clientes notan cuando llega el equivocado.

• Una cotización o estimado se emite antes del trabajo. Propone un precio y no es una solicitud de pago.
• Una factura se emite después del trabajo, o en un hito acordado. Detalla lo que se entregó y solicita el pago para una fecha de vencimiento.
• Un recibo se emite después del pago. Confirma el monto recibido y la fecha.

Si cotizaste el trabajo, convierte la cotización en tu factura: reutiliza las mismas partidas y anota el número de cotización para que el cliente pueda relacionarlos.

¿Cómo facturo como contratista independiente?

Factura igual que lo haría un negocio: tu nombre o el de tu negocio, el cliente, un número único, el trabajo detallado y los términos de pago. Como freelancer o contratista independiente, tus facturas también son el registro de tus ingresos por trabajo independiente, y dos formularios del IRS acompañan ese registro:

• Formulario W-9: un negocio que te paga puede pedirte tu W-9 antes de pagar la primera factura. Les da tu nombre, dirección y número de identificación fiscal.
• Formulario 1099-NEC: un cliente que te paga 600 dólares o más en un año lo reporta al IRS en un 1099-NEC y te envía una copia en enero.

Usa el mismo nombre de negocio y Tax ID en tus facturas que en tu W-9, para que el 1099 del cliente coincida con tus registros. Factura el trabajo por hora con las horas como cantidad y tu tarifa como precio unitario; factura el trabajo por proyecto en una sola partida con cantidad de uno.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas para impuestos?

El IRS por lo general tiene tres años desde la fecha en que presentas la declaración para auditarla, así que guarda cada factura al menos tres años. Guárdalas más tiempo en estos casos:

• Seis años si subreportaste ingresos en más del 25%, ya que el IRS puede revisar hasta ese plazo.
• Siete años para facturas ligadas a una deuda incobrable que diste de baja.
• Indefinidamente para facturas que documentan el costo de equipo o propiedad que aún posees y depreciás.

Se aceptan copias digitales. Tus facturas permanecen en tu cuenta de lumr, y los PDF descargados se pueden archivar junto con tus registros de contabilidad.

¿Puedo editar una factura después de crearla?

Sí, hasta que la envíes. Reabre la factura desde tu cuenta, cambia cualquier campo, agrega o elimina partidas, y descarga un PDF actualizado. Los totales se recalculan mientras escribes. Puedes completarla de dos formas: el modo guiado hace una pregunta a la vez, o abres la vista del documento y escribes directamente en los campos de la página.

• Elige una moneda para la factura: USD, EUR, GBP, CAD o AUD.
• Las facturas largas fluyen a páginas adicionales, con los totales fijos en la última página.
• Una vez que el cliente tiene la factura, no la sobrescribas. Emite una factura corregida con un número nuevo, o una nota de crédito, para que ambos registros contables se mantengan sincronizados.
• Tu factura se crea en inglés y se guarda en tu cuenta, lista para reutilizar en el próximo trabajo.