Erstellen Sie eine professionelle Rechnung in wenigen Minuten

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Eine Rechnung zu erstellen dauert fünf Schritte. Dieser Rechnungsgenerator führt Sie durch jeden davon und übernimmt die Berechnungen für Sie.

1. 1Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu. Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Tax ID oder EIN. Laden Sie Ihr Logo hoch, falls vorhanden.
2. 2Fügen Sie Ihren Kunden hinzu. Das zahlende Unternehmen oder die zahlende Person, mit der Adresse, die deren Buchhaltung verwendet.
3. 3Legen Sie Rechnungsnummer und Datumsangaben fest. Eine eindeutige Nummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Bestellnummer des Kunden, falls dieser Ihnen eine mitgeteilt hat.
4. 4Listen Sie Ihre Posten auf. Eine Zeile pro Produkt oder Dienstleistung mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Betrag, Zwischensumme, Sales Tax und Gesamtsumme werden automatisch berechnet.
5. 5Fügen Sie Zahlungsbedingungen hinzu und laden Sie herunter. Geben Sie an, wie und wann bezahlt werden soll, fügen Sie eine Notiz hinzu und laden Sie die fertige PDF herunter, um sie an Ihren Kunden zu senden.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die auflistet, was Sie geliefert haben und was der Kunde schuldet. In den USA gibt es dafür kein amtliches Formular, aber Kunden und ihre Buchhaltungssoftware erwarten jedes Mal dieselben Elemente:

• Ihre Unternehmensdaten: Firmen- oder Handelsname, Adresse, Telefon, E-Mail und Ihre Tax ID oder EIN.
• Die Daten Ihres Kunden: Name und Adresse, unter denen die Zahlung erfasst wird.
• Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
• Ein Fälligkeitsdatum und die dazugehörigen Zahlungsbedingungen.
• Detaillierte Posten: eine Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag für jedes Produkt oder jede Dienstleistung.
• Zwischensumme, Sales Tax und Gesamtsumme, damit der fällige Betrag eindeutig ist.
• Zahlungsweise: Bankverbindung, akzeptierte Zahlungsmethoden oder ein Zahlungslink.
• Bedingungen und Notizen: Verzugszinsen, Garantien oder ein einfaches Dankeschön.

Diese Rechnungsvorlage deckt all diese Felder ab, sodass Sie nur noch die Details eintragen müssen.

Was ist eine Rechnungsnummer und wie vergebe ich sie?

Eine Rechnungsnummer ist die eindeutige ID einer Rechnung. Sie hält Ihre Unterlagen geordnet, ermöglicht es einem Kunden, sich auf eine bestimmte Rechnung zu beziehen, und zeigt dem IRS im Fall einer Prüfung eine lückenlose Reihenfolge. Jedes System funktioniert, solange jede Nummer eindeutig ist und nie wiederverwendet wird. Gängige Muster:

• Fortlaufend: 001, 002, 003. Einfach und der leichteste Weg zu belegen, dass keine Rechnung fehlt.
• Jahres-Präfix: INV-2026-001. Setzt sich jedes Jahr zurück und zeigt auf einen Blick, wann die Arbeit ausgeführt wurde.
• Kundenkürzel: ACME-014. Nützlich, wenn Sie Monat für Monat denselben wenigen Kunden Rechnungen stellen.

Für welches Muster Sie sich auch entscheiden: Schreiben Sie es auf der Rechnung, in Ihrer Buchhaltung und in der E-Mail, die Sie versenden, immer gleich. Konsistente Nummern erleichtern die Steuerzeit und jeden Zahlungsstreit erheblich.

Welche Zahlungsbedingungen sollte ich auf eine Rechnung schreiben?

Zahlungsbedingungen teilen dem Kunden mit, wann das Geld fällig ist. Nennen Sie sie auf jeder Rechnung; ohne sie halten sich die meisten Kunden an ihren eigenen Zeitplan. Die gängigsten Bedingungen in den USA:

• Due on receipt (sofort fällig): Die Zahlung wird erwartet, sobald der Kunde die Rechnung erhält. Üblich bei Einzelaufträgen und kleinen Beträgen.
• Net 15, Net 30, Net 60: Die Zahlung ist 15, 30 oder 60 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig. Net 30 ist die Standardbedingung im US-amerikanischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
• 2/10 Net 30: Der Kunde kann 2 % Skonto abziehen, wenn er innerhalb von 10 Tagen zahlt, andernfalls ist der volle Betrag in 30 Tagen fällig. Diese Vorlage berechnet Skonti nicht selbst, geben Sie den reduzierten Betrag daher in Ihren Notizen an.
• Anzahlung oder Meilenstein: Ein Teil der Gesamtsumme wird im Voraus oder zu vereinbarten Etappen in Rechnung gestellt, typisch im Baugewerbe und bei größeren Projekten.

Bei neuen Kunden und kleinen Unternehmen hält Net 15 oder due on receipt den Cashflow am Laufen. Bieten Sie Net 30 etablierten Kunden an, die danach fragen.

Wie lange hat ein Kunde Zeit, eine Rechnung zu bezahlen?

So lange, wie Ihre Zahlungsbedingungen es festlegen. Es gibt keine bundesweite Frist für die Zahlung einer privaten Rechnung; entscheidend ist das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung oder der zugrunde liegende Vertrag. Nennt die Rechnung keine Bedingungen, gehen Gerichte in der Regel davon aus, dass die Zahlung innerhalb einer angemessenen Frist fällig ist, weshalb Sie stets ein Fälligkeitsdatum aufdrucken sollten.

• Verzugsgebühren und Zinsen sind in den meisten Bundesstaaten zulässig, wenn der Kunde ihnen vorab zugestimmt hat. Viele Bundesstaaten begrenzen den Zinssatz, prüfen Sie also Ihren, bevor Sie mehr als etwa 1 bis 1,5 % pro Monat berechnen.
• Öffentliche Aufträge und Bauarbeiten unterliegen oft bundesstaatlichen Prompt-Payment-Gesetzen, die eine Frist und Verzugszinsen für verspätete Zahlung festlegen.
• Unbezahlte Rechnungen können vor dem Small Claims Court eingeklagt werden, üblicherweise bis zu einigen tausend Dollar je nach Bundesstaat, oder an ein Inkassounternehmen übergeben werden.

Nennen Sie Ihre Verzugsgebührenregelung im Abschnitt für Bedingungen, damit sie auf der Rechnung selbst steht.

Muss ich Sales Tax auf einer Rechnung berechnen?

In den USA wird Sales Tax von Bundesstaaten, Countys und Städten festgelegt, nicht von der Bundesregierung. Ob Sie sie erheben müssen, hängt davon ab, was Sie verkaufen und wo sich Ihr Kunde befindet:

• Physische Waren sind in fast jedem Bundesstaat mit Sales Tax steuerpflichtig.
• Dienstleistungen sind in vielen Bundesstaaten steuerfrei, doch mehrere Bundesstaaten besteuern bestimmte Dienstleistungen wie Reparaturen, Installation oder digitale Produkte. Die Regeln ändern sich, prüfen Sie daher Ihre eigene.
• Kunden außerhalb des Bundesstaates können in deren Bundesstaat eine Steuerpflicht auslösen, sobald Ihre dortigen Verkäufe den Schwellenwert dieses Bundesstaates überschreiten.
• Fünf Bundesstaaten haben keine landesweite Sales Tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. Einige Gemeinden in Alaska erheben dennoch eine lokale Steuer.

Tragen Sie Ihren kombinierten bundesstaatlichen und lokalen Steuersatz in das Sales-Tax-Feld ein, und die Rechnung berechnet den Steuerbetrag und die Gesamtsumme für Sie. Lassen Sie den Satz bei null, wenn keine Steuer anfällt. lumr bestimmt nicht Ihre Steuerpflichten; wenden Sie sich bei Unsicherheit an Ihre bundesstaatliche Finanzbehörde oder einen Steuerberater.

Kann ich eine Rechnung ohne eingetragenes Unternehmen oder EIN stellen?

Ja. In den USA kann jeder für geleistete Arbeit eine Rechnung stellen. Wenn Sie keine LLC oder Kapitalgesellschaft gegründet haben, sind Sie standardmäßig Einzelunternehmer und können unter Ihrem eigenen Namen Rechnungen stellen.

• Name: Verwenden Sie Ihren rechtlichen Namen oder Ihren Handelsnamen, falls Sie eine DBA bei Ihrem Bundesstaat oder County registriert haben.
• Tax ID: Eine EIN ist für einen Einzelunternehmer ohne Angestellte optional, hält aber Ihre Sozialversicherungsnummer von Rechnungen und W-9-Formularen fern. Der IRS stellt EINs online in wenigen Minuten aus.
• Zahlungen: Ein privates Bankkonto ist zulässig, aber ein separates Geschäftskonto macht Buchhaltung und Steuerzeit deutlich einfacher.

Lassen Sie die Tax-ID-Zeile leer, wenn Sie keine angeben möchten; der Kunde kann bei Bedarf ein W-9 anfordern.

Ist eine Rechnung ein rechtsverbindliches Dokument?

Eine Rechnung für sich allein ist kein Vertrag; sie ist eine formelle Zahlungsaufforderung im Rahmen einer bereits bestehenden Vereinbarung. Diese Vereinbarung kann ein unterzeichneter Vertrag, ein angenommenes Angebot, eine Bestellung oder auch nur ein E-Mail-Wechsel sein. Die Rechnung wird zu einem starken Beleg für diese Vereinbarung und für den geschuldeten Betrag.

• Vor der Arbeit sollten Umfang und Preis schriftlich vereinbart werden, und sei es nur kurz. Die Rechnung sollte dies widerspiegeln.
• Auf der Rechnung wiederholen Sie die wichtigsten Bedingungen: Fälligkeitsdatum, Verzugsgebühr und was geliefert wurde.
• Nach dem Versand bewahren Sie eine Kopie und die Lieferbestätigung auf. Zusammen sind sie das, worauf ein Gericht oder ein Inkassounternehmen schauen wird.

Wie werde ich bei einer Rechnung schneller bezahlt?

Eine klare Rechnung ist der erste Schritt. Diese Gewohnheiten verkürzen die Wartezeit zwischen Versand und Zahlungseingang:

1. 1Verschicken Sie sie am selben Tag. Stellen Sie die Rechnung, sobald die Arbeit geliefert ist, solange sie dem Kunden noch frisch im Gedächtnis ist.
2. 2Nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum. Ein Datum wie der 8. Oktober wird schneller bezahlt als die Formulierung 30 Tage.
3. 3Machen Sie das Bezahlen einfach. Listen Sie die Wege auf, auf denen Sie Zahlungen akzeptieren: ACH oder Banküberweisung, Zelle, Scheck oder Karte. Geben Sie die dafür nötigen Details an.
4. 4Passen Sie sich der Papierarbeit des Kunden an. Geben Sie die Bestellnummer des Kunden an und adressieren Sie die Rechnung an die Person oder Abteilung, die Zahlungen freigibt.
5. 5Erinnern Sie höflich. Eine kurze Erinnerung ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum und eine weitere am Tag danach halten Sie ganz oben auf dem Stapel.
6. 6Bewahren Sie Ihre Kopie auf. Ihre Rechnung bleibt in Ihrem Konto gespeichert, sodass Sie sie jederzeit wieder öffnen, anpassen und erneut herunterladen können.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung, einem Angebot und einer Quittung?

Diese Dokumente sehen ähnlich aus, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben, und Kunden bemerken es, wenn das falsche eintrifft.

• Ein Angebot oder Kostenvoranschlag kommt vor der Arbeit. Es schlägt einen Preis vor und ist keine Zahlungsaufforderung.
• Eine Rechnung kommt nach der Arbeit oder zu einem vereinbarten Meilenstein. Sie listet auf, was geliefert wurde, und fordert die Zahlung bis zu einem Fälligkeitsdatum.
• Eine Quittung kommt nach der Zahlung. Sie bestätigt den erhaltenen Betrag und das Datum.

Wenn Sie ein Angebot erstellt haben, wandeln Sie es in Ihre Rechnung um: Verwenden Sie dieselben Posten erneut und vermerken Sie die Angebotsnummer, damit der Kunde sie zuordnen kann.

Wie stelle ich als unabhängiger Auftragnehmer Rechnungen?

Stellen Sie Rechnungen wie ein Unternehmen: Ihr Name oder Firmenname, der Kunde, eine eindeutige Nummer, aufgeschlüsselte Arbeit und Zahlungsbedingungen. Als Freelancer oder unabhängiger Auftragnehmer sind Ihre Rechnungen zudem der Nachweis Ihres Selbstständigeneinkommens, und zwei IRS-Formulare gehören dazu:

• Formular W-9: Ein Unternehmen, das Sie bezahlt, kann vor der ersten Rechnung Ihr W-9 anfordern. Es liefert ihm Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Taxpayer Identification Number.
• Formular 1099-NEC: Ein Kunde, der Ihnen 600 Dollar oder mehr im Jahr zahlt, meldet dies dem IRS auf einem 1099-NEC und schickt Ihnen im Januar eine Kopie.

Verwenden Sie auf Ihren Rechnungen denselben Firmennamen und dieselbe Tax ID wie auf Ihrem W-9, damit das 1099-Formular des Kunden mit Ihren Unterlagen übereinstimmt. Stellen Sie Stundenarbeit mit den Stunden als Menge und Ihrem Satz als Einzelpreis in Rechnung; berechnen Sie Projektarbeit als eine Zeile mit der Menge eins.

Wie lange sollte ich Rechnungen für die Steuer aufbewahren?

Der IRS hat in der Regel drei Jahre ab dem Tag der Einreichung Zeit, eine Steuererklärung zu prüfen, bewahren Sie also jede Rechnung mindestens drei Jahre auf. Bewahren Sie sie in diesen Fällen länger auf:

• Sechs Jahre, wenn Sie Ihr Einkommen um mehr als 25 % zu niedrig angegeben haben, da der IRS so weit zurückblicken kann.
• Sieben Jahre für Rechnungen im Zusammenhang mit abgeschriebenen Forderungsausfällen.
• Unbegrenzt für Rechnungen, die die Kosten von Ausrüstung oder Eigentum belegen, das Sie noch besitzen und abschreiben.

Digitale Kopien werden akzeptiert. Ihre Rechnungen bleiben in Ihrem lumr-Konto gespeichert, und die heruntergeladenen PDFs können zu Ihren Buchhaltungsunterlagen abgelegt werden.

Kann ich eine Rechnung nach der Erstellung noch bearbeiten?

Ja, bis Sie sie versenden. Öffnen Sie die Rechnung erneut aus Ihrem Konto, ändern Sie jedes Feld, fügen Sie Posten hinzu oder entfernen Sie sie, und laden Sie eine neue PDF herunter. Die Summen werden während der Eingabe neu berechnet. Sie können sie auf zwei Arten ausfüllen: Der geführte Modus stellt eine Frage nach der anderen, oder Sie öffnen die Dokumentenansicht und tippen direkt in die Felder auf der Seite.

• Wählen Sie eine Währung für die Rechnung: USD, EUR, GBP, CAD oder AUD.
• Lange Rechnungen laufen auf zusätzliche Seiten über, wobei die Summen auf der letzten Seite fixiert sind.
• Sobald ein Kunde die Rechnung hat, überschreiben Sie sie nicht. Stellen Sie eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer aus, oder eine Gutschrift, damit beide Buchhaltungen im Einklang bleiben.
• Ihre Rechnung wird auf Englisch erstellt und in Ihrem Konto gespeichert, bereit zur Wiederverwendung für den nächsten Auftrag.