أنشئ فاتورة احترافية في دقائق

كيف أنشئ فاتورة؟

إنشاء فاتورة يتطلب خمس خطوات. يرشدك منشئ الفواتير هذا عبر كل خطوة ويقوم بالحسابات نيابة عنك.

1. 1أضف تفاصيل نشاطك التجاري. الاسم والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني و Tax ID أو EIN. ارفع شعارك إن وُجد.
2. 2أضف عميلك. الشركة أو الشخص الذي سيدفع، بالعنوان الذي يستخدمه فريقه المحاسبي.
3. 3حدد رقم الفاتورة والتواريخ. رقم فريد، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق، ورقم أمر الشراء الخاص بالعميل إن قدّمه لك.
4. 4أدرج بنود الفاتورة. صف واحد لكل منتج أو خدمة يتضمن وصفاً وكمية وسعر الوحدة. يتم احتساب المبلغ والمجموع الفرعي وضريبة المبيعات والإجمالي تلقائياً.
5. 5أضف شروط الدفع وقم بالتنزيل. وضّح كيفية الدفع وموعده، أضف ملاحظة، ونزّل ملف PDF النهائي لإرساله عبر البريد الإلكتروني لعميلك.

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة؟

الفاتورة هي طلب دفع يسرد ما قدّمته وما هو مستحق على العميل. في الولايات المتحدة لا يوجد نموذج حكومي رسمي لها، لكن العملاء وبرامجهم المحاسبية يتوقعون العناصر نفسها في كل مرة:

• تفاصيل نشاطك التجاري: الاسم القانوني أو التجاري، العنوان، الهاتف، البريد الإلكتروني، و Tax ID أو EIN الخاص بك.
• تفاصيل عميلك: الاسم والعنوان الذي سيُسجَّل الدفع تحته.
• رقم فاتورة فريد وتاريخ الفاتورة.
• تاريخ استحقاق وشروط الدفع المرتبطة به.
• بنود مفصّلة: وصف وكمية وسعر وحدة ومبلغ لكل منتج أو خدمة.
• المجموع الفرعي وضريبة المبيعات والإجمالي بحيث يكون المبلغ المستحق واضحاً بلا لبس.
• طريقة الدفع: تفاصيل التحويل المصرفي، طرق الدفع المقبولة، أو رابط دفع.
• الشروط والملاحظات: رسوم التأخير، الضمانات، أو مجرد كلمة شكر.

يغطي قالب الفاتورة هذا كل هذه الحقول، بحيث لا يتبقى لك سوى ملء التفاصيل.

ما هو رقم الفاتورة وكيف أحدد رقماً لها؟

رقم الفاتورة هو المعرّف الفريد لفاتورة واحدة. يحافظ على تنظيم سجلاتك، ويتيح للعميل الإشارة إلى فاتورة معينة، ويُظهر لمصلحة IRS تسلسلاً غير منقطع في حال التدقيق. أي نظام يصلح طالما أن كل رقم فريد ولا يُعاد استخدامه. الأنماط الشائعة:

• تسلسلي: 001، 002، 003. بسيط، وأسهل طريقة لإثبات عدم فقدان أي فاتورة.
• بادئة السنة: INV-2026-001. يُعاد تصفيره كل سنة ويوضح لك بلمحة متى تم العمل.
• رمز العميل: ACME-014. مفيد عندما تصدر فواتير لنفس العملاء القلائل شهراً بعد شهر.

أياً كان النمط الذي تختاره، اكتبه بالطريقة نفسها على الفاتورة، وفي دفاترك المحاسبية، وفي البريد الإلكتروني الذي ترسله. الأرقام المتسقة تجعل موسم الضرائب وأي نزاعات دفع أسهل بكثير.

ما شروط الدفع التي يجب وضعها على الفاتورة؟

شروط الدفع تُخبر العميل بموعد استحقاق المبلغ. اذكرها على كل فاتورة، فبدونها يعتمد معظم العملاء جدولهم الخاص. أكثر الشروط شيوعاً في الولايات المتحدة:

• الدفع عند الاستلام: يُتوقع الدفع فور استلام العميل للفاتورة. شائع في الأعمال المنفردة والمبالغ الصغيرة.
• Net 15، Net 30، Net 60: يُستحق الدفع بعد 15 أو 30 أو 60 يوماً من تاريخ الفاتورة. Net 30 هو الشرط المعياري لأعمال الشركات مع بعضها البعض في الولايات المتحدة.
• 2/10 Net 30: يمكن للعميل الحصول على خصم 2% إذا دفع خلال 10 أيام، وإلا يُستحق المبلغ كاملاً خلال 30 يوماً. هذا القالب لا يحتسب الخصومات، لذا اذكر المبلغ بعد الخصم في ملاحظاتك.
• دفعة مقدمة أو على مراحل: يُحتسب جزء من الإجمالي مقدماً أو عند مراحل متفق عليها، وهو أمر معتاد في أعمال البناء والمشاريع الكبيرة.

للعملاء الجدد والمشاريع الصغيرة، يحافظ Net 15 أو الدفع عند الاستلام على تدفق السيولة. اعرض Net 30 على العملاء الثابتين الذين يطلبونه.

ما هي المدة المتاحة للعميل لدفع الفاتورة؟

بحسب ما تنص عليه شروط الدفع الخاصة بك. لا يوجد موعد نهائي فيدرالي لدفع فاتورة خاصة، فتاريخ الاستحقاق المذكور على الفاتورة، أو العقد الذي يقف خلفها، هو ما يُعتد به. إذا لم تذكر الفاتورة أي شروط، تعتبر المحاكم عادةً أن الدفع مستحق خلال مدة معقولة، ولهذا يجب عليك دائماً طباعة تاريخ استحقاق.

• رسوم التأخير والفوائد مسموحة في معظم الولايات إذا وافق العميل عليها مسبقاً. تفرض ولايات كثيرة سقفاً للمعدل، لذا تحقق من ولايتك قبل فرض أكثر من 1% إلى 1.5% تقريباً شهرياً.
• أعمال الحكومة والبناء كثيراً ما تخضع لقوانين ولائية للدفع الفوري تحدد موعداً نهائياً وفائدة عند التأخير.
• الفواتير غير المدفوعة يمكن ملاحقتها في محكمة الدعاوى الصغيرة، عادةً لمبالغ تصل إلى بضعة آلاف من الدولارات حسب الولاية، أو إحالتها إلى التحصيل.

ضع سياسة رسوم التأخير في قسم الشروط والأحكام حتى تكون مذكورة على الفاتورة نفسها.

هل يجب أن أفرض ضريبة مبيعات على الفاتورة؟

في الولايات المتحدة، تُحدَّد ضريبة المبيعات من قبل الولايات والمقاطعات والمدن، وليس من قبل الحكومة الفيدرالية. ما إذا كان عليك تحصيلها يعتمد على ما تبيعه ومكان وجود عميلك:

• السلع المادية خاضعة للضريبة في كل ولاية تقريباً تفرض ضريبة مبيعات.
• الخدمات معفاة في ولايات كثيرة، لكن عدة ولايات تفرض ضريبة على خدمات محددة مثل الإصلاح أو التركيب أو المنتجات الرقمية. القواعد تتغير، لذا تأكد من قواعد ولايتك.
• عملاء من خارج الولاية قد يترتب عليهم فرض ضريبة في ولايتهم بمجرد تجاوز مبيعاتك هناك حد تلك الولاية.
• خمس ولايات لا تفرض ضريبة مبيعات على مستوى الولاية: ألاسكا وديلاوير ومونتانا ونيوهامبشير وأوريغون. لا تزال بعض المناطق المحلية في ألاسكا تفرض ضريبة محلية.

أدخل معدلك المجمّع للولاية والمنطقة المحلية في حقل ضريبة المبيعات، وستحسب الفاتورة مبلغ الضريبة والإجمالي نيابة عنك. اترك المعدل عند صفر عندما لا تنطبق أي ضريبة. lumr لا يحدد التزاماتك الضريبية، راجع إدارة الإيرادات في ولايتك أو استشر متخصصاً ضريبياً إذا لم تكن متأكداً.

هل يمكنني إرسال فاتورة دون نشاط تجاري مسجل أو EIN؟

نعم. في الولايات المتحدة يمكن لأي شخص إصدار فاتورة عن عمل قام به. إذا لم تؤسس شركة LLC أو مؤسسة، فأنت مالك منفرد بشكل افتراضي ويمكنك إصدار الفواتير باسمك الشخصي.

• الاسم: استخدم اسمك القانوني، أو اسمك التجاري إذا كنت قد سجلت DBA لدى ولايتك أو مقاطعتك.
• رقم الضريبة: يُعد EIN اختيارياً للمالك المنفرد الذي لا يوظف عمالاً، لكنه يُبقي رقم الضمان الاجتماعي بعيداً عن الفواتير ونماذج W-9. تصدر IRS أرقام EIN إلكترونياً خلال دقائق.
• المدفوعات: الحساب المصرفي الشخصي قانوني، لكن حساباً تجارياً منفصلاً يجعل المحاسبة وموسم الضرائب أبسط بكثير.

اترك سطر Tax ID فارغاً إذا كنت لا ترغب في طباعته؛ يمكن للعميل طلب نموذج W-9 إذا احتاج إليه.

هل الفاتورة وثيقة ملزمة قانونياً؟

الفاتورة بحد ذاتها ليست عقداً، بل هي طلب دفع رسمي بموجب اتفاق قائم بالفعل. قد يكون ذلك الاتفاق عقداً موقّعاً، أو عرض سعر مقبولاً، أو أمر شراء، أو حتى تبادلاً عبر البريد الإلكتروني. تصبح الفاتورة دليلاً قوياً على ذلك الاتفاق وعلى المبلغ المستحق.

• قبل العمل، احرص على الاتفاق على النطاق والسعر كتابياً، ولو بإيجاز. يجب أن تعكس الفاتورة ذلك.
• على الفاتورة، كرّر الشروط الأساسية: تاريخ الاستحقاق، رسوم التأخير، وما تم تسليمه.
• بعد الإرسال، احتفظ بنسخة وبتأكيد التسليم. فهما معاً ما ستنظر إليه المحكمة أو وكالة التحصيل.

كيف أحصل على الدفع بشكل أسرع مقابل الفاتورة؟

الفاتورة الواضحة هي الخطوة الأولى. هذه العادات تقصّر مدة الانتظار بين إرسالها ورؤية المال:

1. 1أرسلها في اليوم نفسه. أصدر الفاتورة فور تسليم العمل، بينما لا يزال حاضراً في ذهن العميل.
2. 2حدد تاريخ استحقاق حقيقياً. تاريخ مثل 8 أكتوبر يُدفع أسرع من عبارة 30 يوماً.
3. 3اجعل الدفع سهلاً. أدرج طرق الدفع التي تقبلها: ACH أو تحويل مصرفي، أو Zelle، أو شيك، أو بطاقة. أضف التفاصيل اللازمة لكل طريقة.
4. 4طابق أوراقهم. أدرج رقم أمر الشراء الخاص بالعميل ووجّه الفاتورة إلى الشخص أو القسم الذي يوافق على الدفع.
5. 5تابع بلطف. تذكير قصير قبل أيام قليلة من تاريخ الاستحقاق، وآخر في اليوم التالي له، يُبقيك في مقدمة القائمة.
6. 6احتفظ بنسختك. تبقى فاتورتك محفوظة في حسابك بحيث يمكنك إعادة فتحها وتعديلها وتنزيلها مرة أخرى في أي وقت.

ما الفرق بين الفاتورة وعرض السعر والإيصال؟

تتشابه هذه المستندات في الشكل لكنها تؤدي وظائف مختلفة، والعملاء يلاحظون عندما يصلهم المستند الخطأ.

• عرض السعر أو التقدير يأتي قبل العمل. يقترح سعراً وليس طلب دفع.
• الفاتورة تأتي بعد العمل، أو عند مرحلة متفق عليها. تسرد ما تم تسليمه وتطلب الدفع بحلول تاريخ استحقاق.
• الإيصال يأتي بعد الدفع. يؤكد المبلغ المستلم وتاريخه.

إذا كنت قد قدمت عرض سعر للعمل، حوّله إلى فاتورتك: أعد استخدام البنود نفسها واذكر رقم عرض السعر ليتمكن العميل من مطابقتهما.

كيف أصدر فاتورة كمقاول مستقل؟

أصدر الفاتورة بنفس طريقة الشركات: اسمك أو اسم نشاطك التجاري، العميل، رقم فريد، عمل مفصّل، وشروط دفع. بصفتك مستقلاً أو مقاولاً مستقلاً، تُعد فواتيرك أيضاً سجل دخلك من العمل الحر، ويرتبط بها نموذجان من نماذج IRS:

• نموذج W-9: قد تطلب منك الشركة التي تدفع لك نموذج W-9 قبل دفع أول فاتورة. يمنحها اسمك وعنوانك ورقم التعريف الضريبي الخاص بك.
• نموذج 1099-NEC: العميل الذي يدفع لك 600 دولار أو أكثر خلال السنة يُبلغ عن ذلك لمصلحة IRS عبر نموذج 1099-NEC ويرسل لك نسخة في يناير.

استخدم اسم النشاط التجاري ورقم Tax ID نفسيهما على فواتيرك كما في نموذج W-9 الخاص بك، بحيث يتطابق نموذج 1099 الخاص بالعميل مع سجلاتك. احتسب العمل بالساعة بجعل عدد الساعات هو الكمية ومعدلك هو سعر الوحدة؛ واحتسب العمل بالمشروع كبند واحد بكمية تساوي واحداً.

كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالفواتير لأغراض ضريبية؟

لدى IRS عموماً ثلاث سنوات من تاريخ تقديمك للإقرار لتدقيق الإقرار، لذا احتفظ بكل فاتورة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. احتفظ بها لفترة أطول في هذه الحالات:

• ست سنوات إذا أبلغت عن دخل أقل مما هو فعلي بنسبة تزيد عن 25%، إذ يمكن لمصلحة IRS الرجوع إلى تلك الفترة.
• سبع سنوات للفواتير المرتبطة بديون معدومة قمت بشطبها.
• بلا نهاية للفواتير التي توثق تكلفة معدات أو ممتلكات ما زلت تملكها وتحتسب استهلاكها.

النسخ الرقمية مقبولة. تبقى فواتيرك في حساب lumr الخاص بك، ويمكن حفظ ملفات PDF المُنزَّلة ضمن سجلاتك المحاسبية.

هل يمكنني تعديل الفاتورة بعد إنشائها؟

نعم، حتى ترسلها. أعد فتح الفاتورة من حسابك، وغيّر أي حقل، وأضف أو احذف بنوداً، ونزّل ملف PDF جديداً. يُعاد احتساب الإجماليات أثناء الكتابة. يمكنك ملؤها بطريقتين: الوضع الموجّه الذي يطرح سؤالاً واحداً في كل مرة، أو فتح عرض المستند والكتابة مباشرة في الحقول على الصفحة.

• اختر عملة واحدة للفاتورة: USD أو EUR أو GBP أو CAD أو AUD.
• الفواتير الطويلة تنتقل إلى صفحات إضافية، مع بقاء الإجماليات ثابتة في الصفحة الأخيرة.
• بمجرد استلام العميل للفاتورة، لا تقم بالكتابة فوقها. أصدر فاتورة مصححة برقم جديد، أو إشعار دائن، حتى تبقى مجموعتا الدفاتر متطابقتين.
• تُنشأ فاتورتك بالإنجليزية وتُحفظ في حسابك، جاهزة لإعادة استخدامها في العمل التالي.